Menangani masalah kedisiplinan karyawan merupakan salah satu tantangan terbesar yang sering saya temui dalam manajemen sumber daya manusia. Berdasarkan pengalaman saya, banyak manajer yang ragu menerbitkan surat peringatan karena takut menyalahi aturan hukum yang berlaku. Padahal, dokumen ini sangat krusial untuk menjaga standar profesionalisme di lingkungan kerja.
Surat Peringatan (SP) sejatinya bukan sekadar alat hukuman, melainkan instrumen pembinaan untuk mengoreksi perilaku tim. Dalam artikel ini, saya akan membagikan panduan lengkap, dasar hukum terbaru tahun 2026, serta contoh template yang bisa langsung Anda gunakan. Mari kita bahas bagaimana mengelola disiplin tanpa risiko hukum yang tidak perlu.
Key Takeaways
Surat Peringatan (SP) adalah dokumen formal yang bertujuan untuk membina karyawan yang melanggar aturan sebelum tindakan pemutusan hubungan kerja diambil.
Regulasi terbaru dalam UU Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021 mengatur masa berlaku SP umumnya selama 6 bulan kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja.
Penerbitan SP harus dilakukan secara bertahap (SP1, SP2, SP3), namun pelanggaran berat tertentu memungkinkan perusahaan langsung menerbitkan SP3.
sistem HRM Eva HR membantu HRD memantau masa berlaku SP dan riwayat disiplin karyawan secara otomatis untuk menghindari human error.
Definisi dan Tujuan Pemberian Surat Peringatan
Surat Peringatan adalah teguran tertulis resmi dari perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran disiplin atau kinerjanya di bawah standar. Tujuannya adalah memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki diri dalam kurun waktu tertentu sebelum sanksi lebih berat dijatuhkan. Tanpa dokumen ini, perusahaan akan kesulitan membuktikan legalitas jika terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK).
Dalam praktik manajemen SDM modern, SP berfungsi sebagai alat komunikasi yang tegas namun mendidik. Saya selalu menekankan bahwa SP harus memuat rincian pelanggaran yang jelas serta ekspektasi perbaikan yang konkret. Hal ini penting agar karyawan memahami letak kesalahannya dan memiliki panduan jelas untuk kembali ke jalur yang benar.
Dokumentasi tertulis ini juga menjadi bukti otentik yang melindungi kedua belah pihak jika terjadi sengketa industrial. Dengan adanya rekam jejak yang rapi, perusahaan dapat menunjukkan bahwa mereka telah menjalankan peran strategis HRD dalam melakukan pembinaan secara patut. Transparansi ini akan menciptakan lingkungan kerja yang adil dan akuntabel bagi seluruh staf.
Dasar Hukum SP Sesuai Regulasi Terbaru
Landasan hukum utama pemberian Surat Peringatan di Indonesia saat ini mengacu pada UU Cipta Kerja dan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021. Regulasi ini mengatur mekanisme pemberian sanksi yang lebih fleksibel namun tetap melindungi hak-hak pekerja. Pemahaman mendalam tentang pasal-pasal ini sangat krusial bagi pemilik bisnis untuk menghindari tuntutan hukum.
Menurut Pasal 52 ayat (1) PP No. 35 Tahun 2021, masa berlaku masing-masing surat peringatan adalah 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Artinya, jika karyawan tidak melakukan pelanggaran lagi dalam periode tersebut, maka sanksi tersebut dianggap pemutihan atau hangus. Namun, jika pelanggaran berulang terjadi, perusahaan berhak menaikkan tingkat sanksi ke jenjang berikutnya.
Banyak praktisi HR bertanya apakah perusahaan bisa langsung memberikan SP3 tanpa melalui SP1? Jawabannya adalah bisa, asalkan jenis pelanggarannya tercantum dalam Peraturan Perusahaan sebagai pelanggaran mendesak atau berat. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk merinci jenis-jenis pelanggaran dalam contoh kontrak kerja karyawan atau peraturan perusahaan yang disepakati.
Perbedaan Tingkatan Sanksi SP1, SP2, dan SP3
Perbedaan utama antara SP1, SP2, dan SP3 terletak pada bobot pelanggaran dan konsekuensi yang diterima oleh karyawan. SP1 biasanya diberikan untuk pelanggaran ringan atau kelalaian pertama yang bersifat administratif. Tujuannya murni sebagai teguran awal agar karyawan sadar dan segera memperbaiki kinerjanya.
Surat Peringatan Kedua (SP2) diterbitkan apabila karyawan mengulangi kesalahan yang sama atau melakukan pelanggaran lain saat masa berlaku SP1 belum habis. Pada tahap ini, sanksi yang diberikan biasanya lebih berat, seperti pemotongan tunjangan atau penundaan kenaikan gaji. Ini adalah sinyal keras bahwa posisi karyawan di perusahaan mulai terancam.
Surat Peringatan Ketiga (SP3) merupakan peringatan terakhir sebelum perusahaan mengambil langkah Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). SP3 diberikan jika pelanggaran terus berlanjut atau karyawan melakukan kesalahan fatal yang merugikan perusahaan secara signifikan. Setelah SP3 diterbitkan, ruang toleransi biasanya sudah tertutup jika tidak ada perubahan drastis.
Kumpulan Contoh Surat Peringatan Karyawan
Menyusun surat peringatan membutuhkan bahasa yang formal, tegas, namun tidak emosional agar pesan tersampaikan dengan baik. Struktur surat harus mencakup identitas karyawan, rincian pelanggaran, pasal yang dilanggar, serta masa berlaku sanksi tersebut. Berikut adalah beberapa referensi template yang bisa Anda adaptasi sesuai kebutuhan perusahaan.
1. Contoh Surat Peringatan 1 (SP1) – Indisipliner
Surat ini biasanya dikeluarkan untuk kasus keterlambatan berulang atau absen tanpa kabar (mangkir) dalam jumlah hari yang masih bisa ditoleransi. Fokus utamanya adalah mengingatkan karyawan tentang jam kerja operasional.
KOP SURAT PERUSAHAAN ------------------------------------------------------------ Nomor: 001/HRD-SP1/X/2025 Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP1) Kepada Yth, Sdr. Budi Santoso Staf Logistik Sehubungan dengan ketidakhadiran Saudara tanpa keterangan (alpa) selama 2 hari berturut-turut pada tanggal 10-11 Oktober 2025, maka dengan ini perusahaan memberikan Teguran Keras berupa SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP1). Tindakan tersebut melanggar Peraturan Perusahaan Pasal 15 tentang Kedisiplinan. Kami berharap Saudara dapat memperbaiki kedisiplinan dan tidak mengulangi kesalahan serupa. SP1 ini berlaku selama 6 bulan ke depan. Demikian surat ini dibuat agar menjadi perhatian. Jakarta, 12 Oktober 2025 (Tanda Tangan) Manajer HRD
2. Contoh Surat Peringatan 2 (SP2) – Kinerja Buruk
SP2 diterbitkan ketika pembinaan tahap pertama tidak membuahkan hasil atau kinerja karyawan terus menurun di bawah KPI yang ditetapkan. Bahasanya harus lebih tegas menekankan konsekuensi lanjutan.
KOP SURAT PERUSAHAAN ------------------------------------------------------------ Nomor: 025/HRD-SP2/X/2025 Perihal: Surat Peringatan Kedua (SP2) Kepada Yth, Sdri. Siti Aminah Sales Executive Menindaklanjuti evaluasi kinerja bulan September 2025, pencapaian target Saudari masih di bawah 50% selama tiga bulan berturut-turut, padahal masa berlaku SP1 Saudari belum berakhir. Oleh karena itu, manajemen menerbitkan SURAT PERINGATAN KEDUA (SP2). Sanksi administratif berupa penundaan bonus akan diberlakukan. Jika tidak ada perbaikan kinerja dalam 1 bulan ke depan, perusahaan akan meninjau ulang status kepegawaian Saudari. Jakarta, 12 Oktober 2025 (Tanda Tangan) Kepala Divisi Penjualan
3. Contoh Surat Peringatan 3 (SP3) – Pelanggaran Berat
SP3 adalah langkah terakhir dan seringkali menjadi pintu gerbang menuju terminasi jika terjadi satu kesalahan lagi. Biasanya diberikan untuk kasus fatal seperti pembocoran rahasia atau kelalaian yang merugikan aset besar.
KOP SURAT PERUSAHAAN ------------------------------------------------------------ Nomor: 099/HRD-SP3/X/2025 Perihal: Surat Peringatan Ketiga (SP3) Kepada Yth, Sdr. Andi Wijaya Supervisor Produksi Berdasarkan investigasi internal, Saudara terbukti melakukan kelalaian berat yang menyebabkan kerusakan mesin produksi senilai Rp50.000.000 pada tanggal 5 Oktober 2025. Atas pelanggaran berat tersebut, perusahaan menjatuhkan Sanksi SURAT PERINGATAN KETIGA (SP3) / TERAKHIR. Segala bentuk pelanggaran sekecil apapun di masa depan akan langsung berakibat pada Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) tanpa pesangon sesuai regulasi. Jakarta, 12 Oktober 2025 (Tanda Tangan) Direktur Operasional
Prosedur Pemberian SP yang Efektif
Prosedur pemberian SP harus dimulai dengan investigasi mendalam dan pengumpulan bukti valid agar tidak menjadi bumerang bagi perusahaan. Jangan pernah menerbitkan surat peringatan hanya berdasarkan asumsi atau laporan lisan sepihak tanpa verifikasi data. HRD harus memeriksa data absensi, rekaman CCTV, atau laporan kinerja sebagai dasar fakta yang kuat.
Langkah selanjutnya adalah melakukan pemanggilan karyawan untuk proses klarifikasi atau bipartit. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan kronologi versi mereka sebelum keputusan diambil. Diskusi ini penting untuk menjaga objektivitas dan memastikan bahwa keputusan manajemen bersifat adil dan tidak bias.
Setelah surat diterbitkan, pastikan karyawan menandatangani tanda terima sebagai bukti bahwa mereka telah mengetahui dan menerima sanksi tersebut. Dokumentasi ini harus disimpan rapi dalam arsip karyawan atau sistem HRIS. Hal ini akan sangat berguna sebagai bukti hukum jika dikemudian hari terjadi perselisihan hubungan industrial di pengadilan.
Optimalkan Manajemen Bisnis Anda dengan Solusi dari Eva HR
Eva HR menyediakan sistem ERP terintegrasi yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses bisnis, termasuk pengelolaan kedisiplinan dan administrasi karyawan. Dengan solusi yang komprehensif, perusahaan dapat mengatasi tantangan seperti pencatatan pelanggaran yang tidak rapi, pemantauan masa berlaku SP yang terlewat, dan risiko hilangnya dokumen legal karyawan.
Melalui modul Human Resource Management (HRM) yang canggih, Eva HR membantu bisnis mengelola seluruh siklus hidup karyawan mulai dari rekrutmen, penilaian kinerja, hingga terminasi secara digital. Fitur-fitur otomatisasi di dalamnya memungkinkan tim HR untuk menerbitkan surat peringatan secara sistematis, melacak riwayat sanksi, dan mengintegrasikannya langsung dengan sistem penggajian jika ada sanksi pemotongan.
Sistem Eva HR dirancang dengan integrasi penuh antar modul, sehingga data dari departemen HR dapat terhubung dengan manpower planning dan operasional. Hal ini memberikan visibilitas menyeluruh bagi manajemen untuk mengambil keputusan strategis terkait retensi atau pemberhentian karyawan berdasarkan data yang akurat dan real-time.
Fitur Software HR Eva HR:
- Employee Disciplinary Management: Mencatat dan melacak status surat peringatan (SP1, SP2, SP3) serta masa berlakunya secara otomatis untuk mencegah kesalahan administrasi.
- Document Template Repository: Menyediakan template surat peringatan dan kontrak kerja profesional yang dapat disesuaikan, mempercepat proses administrasi legal.
- Performance Appraisal Integration: Menghubungkan riwayat disiplin dengan penilaian kinerja KPI, memberikan gambaran objektif untuk keputusan promosi atau demosi.
- Employee Self-Service (ESS): Memungkinkan karyawan melihat status kepatuhan dan sisa masa berlaku sanksi mereka sendiri, meningkatkan transparansi internal.
- Automated Alert System: Memberikan notifikasi otomatis kepada manajer dan HRD ketika masa berlaku surat peringatan akan segera berakhir atau perlu ditinjau ulang.
Dengan Eva HR, perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, transparansi data, dan otomatisasi proses bisnis yang lebih baik. Untuk melihat bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda secara nyata, jangan ragu untuk mencoba demo gratisnya sekarang juga.
Kesimpulan
Surat Peringatan merupakan instrumen vital dalam menjaga ketertiban dan produktivitas perusahaan, asalkan diterapkan sesuai dengan koridor hukum UU Cipta Kerja. Kunci keberhasilannya terletak pada objektivitas data, komunikasi yang baik, dan konsistensi dalam penerapan sanksi.
Beralih ke sistem manajemen HR digital adalah langkah cerdas untuk meminimalisir risiko human error dalam pengelolaan administrasi sanksi. Dengan sistem yang terintegrasi, Anda dapat membangun budaya kerja yang lebih disiplin, adil, dan profesional untuk pertumbuhan bisnis jangka panjang.
