Sebagai seorang praktisi HR, salah satu tugas paling krusial yang saya tangani adalah memastikan setiap karyawan menerima gaji yang akurat dan tepat waktu. Namun, tantangan muncul ketika seorang karyawan tidak bekerja satu bulan penuh. Di sinilah pemahaman mendalam tentang cara menghitung gaji prorata menjadi sangat penting untuk menjaga keadilan dan kepatuhan hukum perusahaan.
Key Takeaways
Gaji prorata adalah upah proporsional berdasarkan hari kerja aktual, diterapkan saat karyawan baru masuk, resign, atau mengambil cuti tidak dibayar di tengah bulan.
Dasar hukumnya mengacu pada PP No. 36 Tahun 2021, yang menegaskan prinsip upah dibayar atas pekerjaan yang benar-benar dilakukan.
Rumus perhitungan utamanya adalah (Jumlah hari kerja aktual / Jumlah hari kerja sebulan) x Gaji, dengan komponen gaji pokok dan tunjangan tetap.
Kesalahan umum yang harus dihindari adalah salah menentukan jumlah hari kerja sebagai pembagi dan keliru memasukkan tunjangan tidak tetap dalam perhitungan.
Apa Itu Gaji Prorata?
Jawaban Cepat: Gaji prorata adalah upah yang dihitung secara proporsional berdasarkan jumlah hari atau jam kerja aktual karyawan dalam satu periode penggajian, bukan untuk periode penuh.
Dalam praktiknya, konsep ini saya terapkan untuk memastikan pembayaran yang adil sesuai dengan kontribusi waktu yang diberikan oleh karyawan. Ini adalah metode yang paling logis ketika durasi kerja tidak mencakup satu siklus pembayaran penuh. Dengan begitu, baik perusahaan maupun karyawan sama-sama mendapatkan hak dan kewajiban yang seimbang.
Kapan Gaji Prorata Perlu Dihitung?
Dalam pengalaman saya, ada beberapa situasi spesifik yang mengharuskan perhitungan gaji secara prorata. Metode ini tidak hanya untuk karyawan baru atau yang keluar, tetapi juga untuk kondisi lain yang memengaruhi kehadiran. Berikut adalah skenario paling umum yang saya tangani:
A. Karyawan baru yang masuk di tengah bulan
Ini adalah kasus yang paling sering terjadi. Ketika seorang karyawan mulai bekerja setelah tanggal penggajian dimulai, mereka tentu tidak berhak atas gaji sebulan penuh.
B. Karyawan yang mengundurkan diri (resign) di pertengahan bulan
Sama halnya dengan karyawan baru, karyawan yang berhenti bekerja sebelum akhir periode penggajian juga akan menerima gaji yang dihitung secara proporsional.
C. Karyawan yang mengambil cuti tidak dibayar (unpaid leave)
Jika karyawan mengambil cuti di luar tanggungan perusahaan, maka hari-hari saat mereka tidak bekerja harus dikurangkan dari total gaji bulanan mereka melalui perhitungan prorata.
D. Karyawan yang mengalami perubahan status atau nominal gaji
Ketika ada promosi atau penyesuaian gaji di tengah periode, perhitungan prorata digunakan untuk menghitung gaji dengan nominal lama dan baru secara akurat.
Dasar Hukum Perhitungan Gaji Prorata di Indonesia
Jawaban Cepat: Dasar hukum utama perhitungan gaji prorata mengacu pada prinsip “upah dibayar atas pekerjaan yang dilakukan” sesuai Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
Prinsip ini dipertegas dalam Pasal 81 Angka 25 Undang-Undang Cipta Kerja, yang mengubah beberapa ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan. Aturan tersebut menegaskan bahwa upah tidak dibayar apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan (prinsip no work, no pay). Oleh karena itu, menghitung gaji secara prorata adalah bentuk kepatuhan hukum untuk menghindari potensi sengketa industrial di kemudian hari.
Rumus dan Cara Menghitung Gaji Prorata yang Akurat
Untuk memastikan akurasi, ada dua metode perhitungan yang paling umum saya gunakan di Indonesia. Pemilihan metode biasanya tergantung pada kebijakan perusahaan dan jenis pekerjaan karyawan. Berikut penjelasannya.
A. Metode perhitungan berdasarkan jumlah hari kerja
Metode ini adalah yang paling umum dan adil untuk karyawan tetap. Rumusnya sangat sederhana dan mudah diterapkan.
Rumus: (Jumlah hari kerja aktual / Jumlah hari kerja dalam sebulan) x Gaji satu bulan penuh
Setiap komponen dalam rumus ini harus ditentukan dengan cermat, terutama ‘Jumlah hari kerja dalam sebulan’ yang bisa berbeda setiap bulannya.
B. Metode perhitungan berdasarkan jumlah jam kerja (untuk upah per jam)
Metode ini lebih relevan untuk pekerja paruh waktu, pekerja lepas, atau situasi lain di mana upah didasarkan pada hitungan jam. Rumusnya pun lebih langsung.
Rumus: Jumlah jam kerja x Upah per jam
Pastikan Anda memiliki catatan jam kerja yang akurat untuk menggunakan metode ini secara efektif.
Komponen Gaji yang Diperhitungkan dalam Prorata
Jawaban Cepat: Komponen yang umumnya dihitung secara prorata adalah gaji pokok dan tunjangan tetap.
Penting untuk membedakan antara tunjangan tetap dan tidak tetap. Tunjangan tetap, seperti tunjangan jabatan, adalah komponen yang diterima karyawan secara rutin tanpa dipengaruhi kehadiran. Sebaliknya, tunjangan tidak tetap, seperti tunjangan transportasi atau uang makan, biasanya dihitung terpisah berdasarkan jumlah kehadiran aktual dan tidak masuk dalam perhitungan prorata gaji pokok. Memahami perbedaan ini adalah kunci dari sistem penggajian karyawan yang baik.
Contoh Studi Kasus Perhitungan Gaji Prorata
Agar lebih mudah dipahami, saya akan berikan beberapa contoh praktis dari skenario yang sering saya hadapi. Asumsikan gaji bulanan (gaji pokok + tunjangan tetap) seorang karyawan adalah Rp 8.000.000 dan jumlah hari kerja efektif dalam bulan tersebut adalah 22 hari.
1. Kasus karyawan baru (Masuk tanggal 15)
Budi mulai bekerja pada tanggal 15. Setelah dihitung, sisa hari kerja efektif dari tanggal 15 hingga akhir bulan adalah 12 hari. Maka, perhitungannya adalah:
(12 hari / 22 hari) x Rp 8.000.000 = Rp 4.363.636
2. Kasus karyawan resign (Berhenti tanggal 20)
Citra mengajukan pengunduran diri dan hari kerja terakhirnya adalah tanggal 20. Jumlah hari kerja yang telah ia selesaikan di bulan itu adalah 15 hari. Maka, gajinya dihitung sebagai berikut:
(15 hari / 22 hari) x Rp 8.000.000 = Rp 5.454.545
3. Kasus cuti tidak dibayar (Mengambil unpaid leave 5 hari)
Doni mengambil cuti tidak dibayar selama 5 hari kerja. Artinya, jumlah hari kerja aktualnya dalam sebulan adalah 17 hari (22 hari – 5 hari). Perhitungan gajinya adalah:
(17 hari / 22 hari) x Rp 8.000.000 = Rp 6.181.818
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Menghitung Gaji Prorata
Jawaban Cepat: Kesalahan paling umum adalah salah menentukan jumlah hari kerja dalam sebulan dan tidak memisahkan tunjangan tetap dengan tunjangan tidak tetap.
Dari pengalaman saya, ada beberapa jebakan yang sering membuat perhitungan menjadi tidak akurat. Menghindarinya akan menyelamatkan Anda dari komplain karyawan dan potensi masalah hukum.
A. Salah menggunakan jumlah hari kalender vs. hari kerja
Beberapa perusahaan menggunakan pembagi tetap (misalnya 25 atau 30 hari), padahal jumlah hari kerja efektif setiap bulan berbeda. Menggunakan jumlah hari kerja aktual dalam sebulan sebagai pembagi adalah praktik terbaik.
B. Memasukkan tunjangan tidak tetap ke dalam perhitungan prorata
Seperti yang sudah dibahas, tunjangan berbasis kehadiran (transportasi, makan) harus dihitung terpisah berdasarkan data absensi, bukan dimasukkan ke dalam komponen gaji yang diproratakan.
C. Mengabaikan kebijakan internal (PKB atau Peraturan Perusahaan)
Terkadang, perusahaan memiliki aturan perhitungan prorata yang lebih spesifik dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atau Peraturan Perusahaan. Pastikan Anda selalu merujuk pada dokumen tersebut sebagai panduan utama.
Pada akhirnya, perhitungan gaji prorata yang tepat adalah fondasi untuk menjaga hubungan industrial yang sehat dan profesional. Akurasi, transparansi, dan kepatuhan hukum adalah tiga pilar yang tidak bisa ditawar. Untuk meminimalisir risiko kesalahan manusia, penggunaan sistem HRIS modern dapat mengotomatiskan seluruh proses perhitungan ini dengan akurat.
