Menghitung gaji karyawan secara akurat adalah fondasi utama dalam manajemen SDM yang sehat dan patuh hukum. Kesalahan perhitungan tidak hanya berisiko menimbulkan ketidakpuasan karyawan, tetapi juga sanksi administratif dari pemerintah. Panduan ini akan menguraikan cara menghitung gaji karyawan secara sistematis, mulai dari komponen dasar hingga contoh studi kasus terbaru sesuai regulasi 2025.
Key Takeaways
Komponen gaji karyawan terdiri dari pendapatan (gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap) dan potongan (PPh 21, iuran BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan).
Perhitungan gaji bersih (take-home pay) didapat dari total pendapatan kotor dikurangi total semua potongan wajib.
Regulasi terbaru, seperti PP No. 58 Tahun 2023, memperkenalkan metode Tarif Efektif Rata-rata (TER) untuk menyederhanakan perhitungan PPh 21 bulanan.
Otomatisasi menggunakan software payroll sangat direkomendasikan untuk memastikan akurasi, efisiensi, dan kepatuhan terhadap peraturan yang terus berubah.
Memahami Komponen Utama Pendapatan Gaji Karyawan
Jawaban Cepat: Komponen utama pendapatan gaji karyawan terdiri dari gaji pokok sebagai imbalan dasar, tunjangan tetap yang diterima rutin tanpa dipengaruhi kehadiran, serta tunjangan tidak tetap yang besarannya bervariasi setiap bulan.
Untuk memahami perhitungan secara utuh, kita perlu membedah setiap elemen pendapatan yang membentuk gaji kotor atau bruto seorang karyawan.
1. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan tingkat atau jenis pekerjaan yang mereka emban. Besarannya ditetapkan melalui kesepakatan dalam perjanjian kerja. Menurut Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021, komposisi gaji pokok harus minimal 75% dari total gaji pokok dan tunjangan tetap.
2. Tunjangan Tetap
Tunjangan tetap merupakan tambahan pendapatan yang diberikan secara periodik bersamaan dengan gaji pokok. Jumlahnya tidak dipengaruhi oleh absensi atau kinerja karyawan. Contoh umum tunjangan ini meliputi tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, atau tunjangan keahlian khusus.
3. Tunjangan Tidak Tetap
Berbeda dari tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap adalah kompensasi yang besarannya dihitung berdasarkan kehadiran atau pencapaian target tertentu. Contoh paling umum adalah tunjangan transportasi dan tunjangan makan yang besarannya disesuaikan dengan jumlah hari masuk kerja. Insentif penjualan dan upah lembur juga termasuk dalam kategori ini.
Komponen Pemotong Gaji yang Wajib Diperhitungkan
Jawaban Cepat: Komponen utama pemotong gaji meliputi Pajak Penghasilan (PPh 21) sesuai tarif pemerintah, iuran BPJS Kesehatan, serta iuran BPJS Ketenagakerjaan yang mencakup Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pensiun (JP).
Setelah mengetahui total pendapatan kotor, langkah berikutnya adalah menghitung semua komponen potongan yang bersifat wajib sesuai peraturan pemerintah.
1. Pajak Penghasilan (PPh 21)
PPh 21 adalah pajak yang dikenakan atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, dan pembayaran lain yang diterima oleh Wajib Pajak Orang Pribadi dalam negeri. Sejak 2024, pemerintah menerapkan metode perhitungan baru menggunakan Tarif Efektif Rata-rata (TER) sesuai PP No. 58 Tahun 2023. Metode ini bertujuan menyederhanakan kalkulasi PPh 21 bulanan (Masa Pajak Januari hingga November).
2. Iuran BPJS Kesehatan
Setiap karyawan yang terdaftar sebagai peserta Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) wajib membayar iuran BPJS Kesehatan. Iuran ini ditanggung bersama oleh perusahaan sebesar 4% dan dipotong dari gaji karyawan sebesar 1% dari total upah bulanan. Jaminan ini sangat penting untuk melindungi kesehatan karyawan dan anggota keluarga yang terdaftar.
3. Iuran BPJS Ketenagakerjaan
Selain BPJS Kesehatan, karyawan juga wajib menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan. Potongan yang dibebankan kepada karyawan meliputi Jaminan Hari Tua (JHT) sebesar 2% dan Jaminan Pensiun (JP) sebesar 1%. Sementara itu, program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan Jaminan Kematian (JKM) sepenuhnya menjadi tanggungan perusahaan.
Rumus Dasar Perhitungan Gaji Bersih (Take-Home Pay)
Jawaban Cepat: Rumus dasar untuk menghitung gaji bersih adalah dengan mengurangi total pendapatan kotor (gaji pokok ditambah semua tunjangan) dengan total potongan wajib (PPh 21, iuran BPJS, dan potongan lainnya).
Secara matematis, formula perhitungan gaji bersih atau take-home pay dapat dituliskan sebagai berikut. Formula ini menjadi dasar dalam setiap proses payroll bulanan. Memahami struktur ini membantu memastikan tidak ada komponen yang terlewat dalam perhitungan.
Gaji Bersih = Gaji Kotor (Bruto) - Total Potongan
Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Tunjangan Tidak Tetap
Total Potongan = PPh 21 + Iuran BPJS (Kesehatan & Ketenagakerjaan) + Potongan Lainnya
Studi Kasus: Contoh Perhitungan Gaji Karyawan 2025
Jawaban Cepat: Sebagai contoh, seorang karyawan lajang (TK/0) dengan gaji pokok Rp8.000.000 dan tunjangan tetap Rp1.000.000 akan menerima gaji bersih sekitar Rp8.460.000 setelah dipotong PPh 21 dan iuran BPJS.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, mari kita simulasikan perhitungan gaji dengan studi kasus berikut.
A. Profil Karyawan dan Rincian Gaji
- Nama: Budi
- Status PTKP: Lajang tanpa tanggungan (TK/0)
- Gaji Pokok: Rp8.000.000
- Tunjangan Tetap: Rp1.000.000
B. Langkah 1: Menghitung Gaji Kotor (Bruto)
Pertama, kita jumlahkan seluruh komponen pendapatan Budi untuk mendapatkan gaji kotor bulanannya.Gaji Kotor = Rp8.000.000 + Rp1.000.000 = Rp9.000.000
C. Langkah 2: Menghitung Potongan Iuran BPJS
Selanjutnya, kita hitung total iuran BPJS yang dipotong dari gaji Budi.
- BPJS Kesehatan (1%): 1% x Rp9.000.000 = Rp90.000
- Jaminan Hari Tua (JHT) (2%): 2% x Rp9.000.000 = Rp180.000
- Jaminan Pensiun (JP) (1%): 1% x Rp9.000.000 = Rp90.000
Total Potongan BPJS = Rp90.000 + Rp180.000 + Rp90.000 = Rp360.000
D. Langkah 3: Menghitung PPh 21 (Metode TER Bulanan)
Dengan gaji bruto Rp9.000.000 dan status PTKP TK/0, Budi masuk dalam kategori A pada tabel tarif efektif. Berdasarkan tabel tersebut, tarif untuk rentang gajinya adalah 2%.PPh 21 Terutang = 2% x Rp9.000.000 = Rp180.000
E. Langkah 4: Menghitung Gaji Bersih (Take-Home Pay)
Terakhir, kita hitung total gaji bersih yang akan diterima Budi.Gaji Bersih = Gaji Kotor - (Total Iuran BPJS + PPh 21)Gaji Bersih = Rp9.000.000 - (Rp360.000 + Rp180.000)Gaji Bersih = Rp9.000.000 - Rp540.000 = Rp8.460.000
Otomatisasi Perhitungan Gaji untuk Akurasi dan Efisiensi
Jawaban Cepat: Perhitungan gaji manual sangat rentan terhadap human error dan memakan waktu, terutama dengan regulasi yang terus berubah. Menggunakan software payroll dapat mengotomatiskan seluruh proses, memastikan akurasi, kepatuhan, dan efisiensi.
Melihat kerumitan pada studi kasus di atas, proses perhitungan gaji manual menjadi tidak efisien seiring bertambahnya jumlah karyawan. Software payroll modern seperti yang ditawarkan HashMicro secara otomatis menghitung seluruh komponen pendapatan dan potongan sesuai regulasi terbaru. Ini tidak hanya meminimalisir risiko kesalahan, tetapi juga menghemat waktu tim HR sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
Kesimpulan
Menghitung gaji karyawan adalah proses krusial yang menuntut ketelitian tinggi dan pemahaman mendalam terhadap regulasi yang berlaku. Dengan memahami setiap komponen pendapatan dan potongan, serta menerapkan rumus yang tepat, perusahaan dapat memastikan setiap karyawan menerima haknya secara akurat dan tepat waktu. Untuk menyederhanakan kompleksitas ini, adopsi teknologi seperti software payroll menjadi langkah strategis untuk menjamin efisiensi dan kepatuhan jangka panjang.
