Keputusan untuk mengimplementasikan HRIS (Human Resource Information System) adalah keputusan strategis yang dapat menentukan efisiensi operasional dan kepatuhan perusahaan Anda. Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia di pasar, bagaimana Anda tahu modul mana yang benar-benar wajib ada?
Berikut ini modul inti yang harus dimiliki oleh HRIS terbaik, serta fitur strategis tambahan yang akan mendorong pertumbuhan bisnis Anda.
Modul HRIS Wajib untuk Efisiensi Operasional
HRIS yang ideal harus berfungsi sebagai database terpusat yang secara otomatis menangani tugas-tugas administratif yang paling memakan waktu. Tiga pilar ini adalah fondasi dari setiap sistem yang efisien.
1. Modul Administrasi Dasar (Basic Admin)
Pilar ini berhubungan dengan Time and Attendance Management yang berfokus pada fungsi back-office yang paling penting, yang jika dilakukan secara manual, sangat rentan terhadap human error. Modul ini bekerja sama dengan Aplikasi Absensi Anda (biometrik, GPS, atau web check-in) untuk mencatat jam kerja.
- Fungsi Kunci: Mencatat waktu masuk/keluar, menghitung total jam kerja, jam lembur, dan keterlambatan secara real-time.
- Nilai Bisnis: Memberikan data absensi yang kredibel dan akurat, yang merupakan dasar dari perhitungan payroll yang adil.
Baca Juga: 15 Rekomendasi Software HR Terbaik 2025
2. Data dan Informasi Karyawan (Employee Data)
Pilar ini memastikan data menjadi aset yang terstruktur, bukan tumpukan kertas yang terpisah-pisah.
Database Terpusat (Single Source of Truth)
HRIS harus mampu menyimpan semua informasi karyawan dari A sampai Z di satu tempat yang aman.
- Fungsi Kunci: Menyimpan data pribadi, riwayat kerja, kontrak, dokumen legal, hingga riwayat pelatihan dalam satu database yang mudah dicari.
- Nilai Bisnis: Data mudah diakses untuk audit dan pelaporan, serta memastikan semua departemen menggunakan informasi karyawan yang sama dan up-to-date.
Reporting dan Analitik HR Dasar
Sistem yang baik tidak hanya menyimpan data, tetapi juga menyajikannya dalam format yang mudah dipahami oleh management.
- Fungsi Kunci: Membuat laporan dasar secara cepat, misalnya jumlah karyawan aktif, tingkat turnover bulanan, tren cuti.
- Nilai Bisnis: Memungkinkan management membuat keputusan berdasarkan data faktual dan mengidentifikasi tren SDM sejak dini.
3. Employee Self Service (ESS) dan Workflow
Pilar ini bertujuan untuk mendistribusikan tugas administrasi kepada karyawan dan manajer, sehingga membebaskan staf HR untuk fokus pada tugas strategis.
ESS (Employee Self Service) untuk Akses Cuti, Klaim, dan Data Pribadi
ESS atau Employee Self Service adalah portal bagi karyawan untuk mengurus urusan administrasi mereka sendiri. Karyawan memiliki akses pribadi untuk cuti, klaim dan data pribadi mereka.
- Fungsi Kunci: Karyawan dapat melihat sisa cuti mereka, mengajukan klaim biaya, mengunduh slip gaji, atau memperbarui alamat rumah tanpa perlu menghubungi HR.
- Nilai Bisnis: Meningkatkan Employee Experience (EX) dan mengurangi beban kerja administratif staf HR secara signifikan.
Workflow Approval Otomatis (Paperless)
Proses persetujuan tradisional cenderung membuang waktu karena ada alur tunggu antara karyawan dan HR. Selain itu, proses tersebut juga manual dan membuang kertas. Sementara workflow approval otomatis bisa mengefisiensi semua prosesnya jadi lebih cepat.
- Fungsi Kunci: Permintaan cuti atau klaim secara otomatis diteruskan kepada manajer yang tepat untuk persetujuan.
- Nilai Bisnis: Mempercepat proses persetujuan dan menjadikan kantor Anda paperless, mengurangi biaya dan delay.
Baca Juga: Software HR: Panduan Lengkap Implementasi dan ROI Bisnis
Modul Strategis yang Menjadi Bonus
Setelah pondasi HRIS terbangun, Anda bisa fokus pada sistem yang menyediakan fitur-fitur HRM (Human Resource Management) strategis. Fitur ini mengubah HR dari pusat biaya menjadi pusat nilai.
Performance Management dan Goals Setting
Modul ini adalah inti dari manajemen talenta, yang di dalamnya berfokus pada performa karyawan hingga menetapkan tujuan untuk masing-masing individu.
- Fungsi Kunci: Memfasilitasi review kinerja berkala, menetapkan target (OKR/KPI), dan memantau kemajuan karyawan terhadap tujuan perusahaan.
- Nilai Strategis: Memastikan setiap karyawan bekerja selaras dengan tujuan bisnis, dan membantu perusahaan mengidentifikasi talenta berkinerja tinggi.
Modul Talent Acquisition (Recruitment & Onboarding)
Modul ini mengintegrasikan seluruh perjalanan karyawan sejak hari pertama melamar. Di dalamnya, pekerjaan HR bisa lebih efisien karena ada tracking atau pencatatan yang jelas tentang calon karyawan hingga data terstruktur.
- Fungsi Kunci: Melacak pelamar (Applicant Tracking System/ATS), mengelola jadwal wawancara, dan mengotomatisasi onboarding mulai dari penandatanganan kontrak digital, hingga pengumpulan dokumen awal.
- Nilai Strategis: Mempercepat time-to-hire dan menciptakan candidate experience yang positif, serta membantu menarik talenta terbaik.
Panduan Evaluasi Vendor HRIS
Memilih HRIS Terbaik harus didasarkan pada seberapa baik sistem tersebut memenuhi pilar wajib dan seberapa fleksibel ia dapat menyajikan modul strategis atau kustomisasi yang Anda butuhkan di masa depan. Itu sebabnya, saat mengevaluasi vendor Anda perlu memperhatikan beberapa hal berikut:
- Prioritaskan Integrasi: Pastikan modul inti (Payroll, Absensi) terintegrasi secara mulus.
- Cek Skalabilitas: Pilih vendor yang modular dan berpotensi menambah modul HRM (Performance, Recruitment) dari vendor yang sama.
- Dukungan Lokal: Pastikan vendor memiliki tim dukungan lokal yang memahami regulasi dan kepatuhan Indonesia.
EVA-HR menawarkan solusi HRIS yang fleksibel dan modular, dirancang untuk memberikan efisiensi operasional dan dukungan strategis yang diperlukan untuk pertumbuhan bisnis Anda. Jadwalkan demo dengan EVA-HR hari ini untuk melihat bagaimana modul inti dan strategis kami bekerja untuk perusahaan Anda.
