Bagi perusahaan yang sedang memasuki era digitalisasi HR, istilah Software HR, HRIS (Human Resource Information System), dan HRM (Human Resource Management) sering kali terdengar sama. Namun, memahami perbedaan fungsional dan strategis ketiganya sangat krusial agar Anda tidak salah berinvestasi.
Artikel ini akan membahas tuntas tentang definisi, perbedaan, dan kapan waktu yang tepat bagi bisnis Anda untuk upgrade dari satu sistem ke sistem lainnya.
Definisi Inti dan Evolusi Sistem HR
Ketiga istilah ini sebenarnya menunjukkan evolusi bagaimana teknologi digunakan untuk mendukung fungsi Sumber Daya Manusia (SDM). Semuanya berada di bawah payung besar teknologi HR, namun memiliki cakupan dan fokus yang berbeda.
HRIS (Information System): Pusat Data Karyawan dan Pelaporan
HRIS adalah sistem yang lebih terstruktur dan komprehensif, dibangun di atas konsep database terpusat. Fokusnya adalah database terpusat dan reporting.
- Fungsi Utama: Menyimpan, mengelola, dan melacak semua data dasar karyawan dalam satu platform (Single Source of Truth).
- Contoh Modul: Employee Database, misalnya riwayat kerja, kontrak, data pribadi, Recruitment Tracking dasar, dan Reporting standar.
- Tujuan: Memberikan kemudahan pelaporan data dan memastikan integritas data karyawan di seluruh departemen.
Baca Juga: Software HR: Panduan Lengkap Implementasi dan ROI Bisnis
HRM (Management System): Integrasi dan Fungsi Strategis
HRM adalah sistem yang paling maju dan strategis. Ini mencakup semua fungsi HRIS, ditambah fitur-fitur yang berorientasi pada manajemen dan pengembangan sumber daya manusia. Fokusnya adalah pengembangan SDM, dan talent acquisition.
- Fungsi Utama: Melibatkan dan mengembangkan SDM untuk mencapai tujuan bisnis.
- Contoh Modul: Performance Management, Talent Acquisition (ATS), Learning Management (LMS), dan Succession Planning.
- Tujuan: Mendukung pengambilan keputusan strategis, meningkatkan employee engagement, dan mempertahankan talenta terbaik (retensi).
Software HR: Solusi Administrasi Dasar
Software HR adalah istilah paling umum yang seringkali merujuk pada alat-alat yang menyelesaikan tugas administratif dasar dan operasional. Fokusnya adalah administrasi dasar seperti payroll, absensi, dan cuti karyawan.
- Fungsi Utama: Fokus utamanya adalah pada otomatisasi dan efisiensi tugas repetitif.
- Contoh Modul: Perhitungan Payroll dan PPh 21, pencatatan absensi, dan manajemen pengajuan cuti atau klaim biaya sederhana.
- Tujuan: Mengurangi human error dan menghemat waktu staf HR dari tugas-tugas paper-based.
Kapan Perusahaan Wajib Upgrade dari HRIS ke HRM?
Selama fase awal pertumbuhan perusahaan, solusi HRIS mungkin sudah memadai. Namun, seiring bertambahnya jumlah karyawan dan kompleksitas bisnis, Anda akan menyadari bahwa kebutuhan Anda melampaui sekadar mengelola data.
Tanda-Tanda Bisnis Membutuhkan Fungsi Strategis HRM
Anda perlu mempertimbangkan upgrade ke sistem HRM yang lebih canggih ketika:
- Tingkat Retensi Rendah: Anda tidak memiliki alat untuk menganalisis mengapa karyawan terbaik keluar dan tidak bisa merancang succession plan.
- Evaluasi Kinerja yang Tidak Terstruktur: Proses review kinerja masih manual atau tidak terstandarisasi, sehingga sulit mengukur kontribusi karyawan secara adil.
- Kompetisi Talenta Tinggi: Anda kesulitan menarik talent baru karena proses recruitment yang lambat dan onboarding yang buruk (membutuhkan modul Talent Acquisition).
- Kebutuhan Analytics Mendalam: Anda memerlukan wawasan prediktif, bukan hanya laporan historis, untuk membuat keputusan SDM yang lebih strategis.
Baca Juga: 15 Rekomendasi Software HR & Alternatif Sage HRM Terbaik 2025 (Review Lengkap & Harga)
Memilih Vendor yang Menawarkan Jembatan HRIS dan HRM
Pilihan terbaik bagi perusahaan yang ingin lebih memperlancar proses pengelolaan karyawan adalah memilih vendor Software HR yang menyediakan solusi terintegrasi, yang berfungsi sebagai jembatan antara HRIS dan HRM. Pilih vendor seperti Eva-HR yang memungkinkan Anda memulai dengan modul HRIS (Payroll dan Absensi) dasar, dan kemudian secara bertahap mengaktifkan modul HRM strategis (Performance dan Training) seiring dengan pertumbuhan kebutuhan bisnis Anda. Pendekatan modular ini memastikan investasi Anda scalable dan berkelanjutan.
FAQ Seputar HRIS dan HRM
- Apakah HRIS dan ESS itu sama?
Tidak. ESS (Employee Self-Service) adalah fitur yang ada di dalam HRIS atau HRM. ESS memungkinkan karyawan mengakses data pribadi mereka, mengajukan cuti, dan melihat slip gaji secara mandiri. - Apakah setiap perusahaan harus menggunakan HRM?
Perusahaan kecil (UKM) mungkin hanya memerlukan solusi Software HR dasar. Namun, perusahaan yang ingin berfokus pada pertumbuhan, pengembangan karyawan, dan retensi talenta wajib menggunakan fitur HRM untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.
Eva-HR menawarkan solusi HR terintegrasi, yang menggabungkan efisiensi HRIS dengan kekuatan strategis HRM dalam satu platform yang fleksibel. Siap membawa strategi SDM Anda ke level berikutnya? Hubungi Eva-HR untuk konsultasi gratis.
