Mengelola jadwal kerja karyawan secara manual seringkali menjadi tantangan besar bagi departemen HR, terutama di perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak atau yang menerapkan sistem shift. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga rentan terhadap kesalahan manusia, miskomunikasi, dan kesulitan dalam mengakomodasi permintaan cuti atau tukar jadwal. Akibatnya, efisiensi operasional menurun dan kepuasan karyawan pun terganggu. Oleh karena itu, menemukan aplikasi pembuat jadwal kerja menjadi solusi strategis untuk mengatasi kerumitan ini.
Aplikasi penjadwalan modern hadir untuk mengotomatiskan seluruh proses, mulai dari pembuatan roster, distribusi jadwal, hingga persetujuan cuti. Dengan platform terpusat, manajer dapat dengan mudah melihat ketersediaan staf, menghindari jadwal yang tumpang tindih, dan memastikan setiap shift terisi sesuai kebutuhan operasional. Lebih dari itu, sistem ini juga seringkali mengintegrasikan penjadwalan dengan software attendance management terbaik, sehingga data kehadiran dan jam kerja tercatat secara akurat untuk perhitungan gaji yang lebih mudah.
12 Rekomendasi Aplikasi Jadwal Kerja Terbaik untuk Bisnis Anda
Dengan banyaknya pilihan di pasaran, memilih aplikasi yang tepat bisa menjadi tugas yang membingungkan. Untuk membantu Anda, kami telah merangkum 12 rekomendasi aplikasi jadwal kerja terbaik yang dapat disesuaikan dengan berbagai skala dan jenis industri.
1. HashMicro
HashMicro menawarkan Software Human Resource yang komprehensif dan terintegrasi penuh, dirancang untuk mengotomatiskan seluruh aspek manajemen SDM, termasuk penjadwalan kerja. Berbeda dari aplikasi mandiri, solusi dari HashMicro merupakan bagian dari ekosistem ERP yang lebih besar, memungkinkan sinkronisasi data yang mulus antara jadwal kerja, absensi, penggajian, hingga manajemen cuti dan klaim. Pendekatan terpadu ini menghilangkan kebutuhan untuk input data manual berulang kali dan mengurangi risiko kesalahan.
Sistem ini dirancang untuk menangani kompleksitas operasional perusahaan skala menengah hingga besar di berbagai industri. Dengan kemampuan kustomisasi yang tinggi, perusahaan dapat menyesuaikan alur kerja penjadwalan sesuai dengan kebijakan internal, peraturan pemerintah, dan kebutuhan unik setiap departemen. Fleksibilitas ini memastikan bahwa software tidak hanya menjadi alat, tetapi juga mitra strategis dalam mengoptimalkan produktivitas tenaga kerja.
USP (Unique Selling Proposition):
Salah satu USP utama dari Software HR HashMicro adalah fitur Roster and Dynamic Employee Working Schedule Management. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan, baik penugasan shift maupun jadwal tetap, secara dinamis dan efisien. Sistem ini dapat secara otomatis menyesuaikan jadwal berdasarkan ketersediaan karyawan, beban kerja, dan kebutuhan operasional, sehingga memastikan cakupan staf yang optimal setiap saat.
Fitur Utama:
- Roster and Dynamic Employee Working Schedule Management: Mempermudah pembuatan dan pengaturan jadwal kerja karyawan, baik untuk penugasan shift maupun jadwal tetap, sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
- Face Recognition and GPS Attendance: Menggabungkan teknologi verifikasi wajah dengan lokasi GPS untuk memastikan pendataan absensi yang akurat dan mencegah kecurangan.
- Complete Overtime Management: Memudahkan perhitungan dan pengelolaan data lembur karyawan dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan sistem absensi dan penggajian.
- In-Depth Leaves Management: Mengelola cuti dan izin karyawan secara efektif dengan mengotomatiskan perhitungan sisa cuti dan cuti yang sudah kedaluwarsa.
- Mobile Apps for Employee Self Service: Memungkinkan karyawan untuk melihat jadwal, mengajukan cuti, dan mengakses informasi pribadi lainnya secara mandiri melalui perangkat seluler.
Kelebihan:
- Sistem terintegrasi penuh dengan modul lain seperti akuntansi, CRM, dan manajemen inventaris.
- Dapat dikustomisasi secara mendalam untuk menyesuaikan dengan alur kerja bisnis yang spesifik.
- Menawarkan lisensi pengguna tanpa batas (unlimited user), ideal untuk perusahaan yang sedang berkembang.
- Dukungan penuh terhadap regulasi ketenagakerjaan dan pajak di Indonesia.
Kekurangan:
- Memerlukan investasi awal yang mungkin lebih tinggi dibandingkan aplikasi mandiri.
- Proses implementasi memerlukan waktu untuk penyesuaian dengan kebutuhan bisnis.
- Mungkin terlalu komprehensif untuk bisnis skala sangat kecil dengan kebutuhan sederhana.
2. Talenta by Mekari
Talenta adalah salah satu platform HRIS (Human Resource Information System) berbasis cloud yang populer di Indonesia. Aplikasi ini menyediakan solusi terintegrasi untuk berbagai kebutuhan HR, termasuk manajemen absensi, penggajian, dan tentu saja, penjadwalan kerja karyawan. Talenta dirancang untuk membantu perusahaan mengotomatiskan tugas-tugas administratif HR sehingga dapat lebih fokus pada strategi pengembangan sumber daya manusia.
Dengan antarmuka yang ramah pengguna, Talenta memudahkan manajer dalam membuat dan mendistribusikan jadwal shift. Karyawan juga dapat dengan mudah mengakses jadwal mereka, mengajukan cuti, atau permintaan tukar shift melalui aplikasi mobile yang tersedia.
Fitur Utama:
- Manajemen Jadwal Kerja (Shift & Roster)
- Absensi Online dengan GPS
- Manajemen Cuti & Lembur
- Payroll & Perhitungan PPh 21
- Aplikasi Mobile untuk Karyawan
Kelebihan:
- Antarmuka yang modern dan mudah digunakan.
- Solusi HR yang cukup lengkap untuk kebutuhan bisnis di Indonesia.
- Integrasi yang baik antara modul absensi, jadwal, dan payroll.
- Dukungan pelanggan yang responsif.
Kekurangan:
- Kustomisasi alur kerja mungkin terbatas.
- Beberapa fitur lanjutan hanya tersedia pada paket harga yang lebih tinggi.
- Biaya berlangganan dihitung per karyawan, bisa menjadi mahal untuk perusahaan besar.
3. Gadjian
Gadjian adalah aplikasi HR dan payroll online yang dirancang khusus untuk pasar Indonesia. Platform ini berfokus pada penyederhanaan proses penggajian dan administrasi karyawan, termasuk pengelolaan jadwal kerja. Gadjian cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang mencari solusi praktis dan sesuai dengan regulasi lokal.
Fitur penjadwalan di Gadjian terintegrasi erat dengan sistem absensi dan perhitungan gaji, termasuk komponen seperti tunjangan shift dan uang lembur. Hal ini memastikan bahwa setiap perubahan jadwal akan secara otomatis tercermin dalam perhitungan payroll di akhir bulan.
Fitur Utama:
- Pengelolaan Jadwal Kerja dan Shift
- Pencatatan Kehadiran Karyawan
- Perhitungan Gaji, PPh 21, dan BPJS
- Manajemen Cuti Online
- Struktur dan Skala Upah
Kelebihan:
- Sangat sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan Indonesia.
- Proses perhitungan payroll yang akurat dan otomatis.
- Harga yang kompetitif untuk UMKM dan bisnis berkembang.
- Mudah diimplementasikan dan digunakan.
Kekurangan:
- Fitur penjadwalan mungkin tidak sekompleks aplikasi khusus roster.
- Fokus utama lebih pada payroll daripada manajemen SDM yang lebih luas.
- Keterbatasan dalam integrasi dengan sistem pihak ketiga lainnya.
4. When I Work
When I Work adalah aplikasi penjadwalan karyawan dan pelacakan waktu yang sangat populer secara global, terutama di kalangan bisnis ritel, restoran, dan layanan. Aplikasi ini dikenal karena kemudahan penggunaannya dan fitur komunikasi tim yang kuat. Manajer dapat membuat jadwal dalam hitungan menit dan langsung membagikannya kepada tim.
Platform ini memungkinkan karyawan untuk dengan mudah melihat jadwal, mengatur ketersediaan mereka, dan melakukan tukar shift dengan rekan kerja langsung dari ponsel mereka. Fitur komunikasi internalnya juga membantu memastikan semua orang mendapatkan informasi terbaru.
Fitur Utama:
- Pembuatan Jadwal Drag-and-Drop
- Aplikasi Mobile untuk iOS & Android
- Fitur Tukar Shift dan Pengambilan Shift Terbuka
- Komunikasi Tim Internal (Team Messaging)
- Pelacakan Waktu dan Kehadiran
Kelebihan:
- Sangat mudah digunakan, bahkan untuk pemula.
- Fitur komunikasi tim yang terintegrasi dengan baik.
- Menawarkan paket gratis untuk bisnis kecil dengan satu lokasi.
- Fleksibilitas tinggi bagi karyawan untuk mengelola jadwal mereka.
Kekurangan:
- Fitur HR lainnya seperti payroll tidak selengkap platform HRIS.
- Tidak dilokalkan secara khusus untuk pasar Indonesia (misalnya, perhitungan PPh 21).
- Biaya bisa meningkat seiring dengan penambahan jumlah karyawan dan fitur.
5. Homebase
Homebase adalah platform all-in-one yang dirancang untuk bisnis lokal dengan pekerja per jam. Selain penjadwalan, Homebase juga menawarkan pelacakan waktu, penggajian, komunikasi tim, dan alat perekrutan. Aplikasi ini bertujuan untuk menyederhanakan semua aspek pengelolaan tim dalam satu platform.
Fitur penjadwalannya memungkinkan manajer untuk membuat jadwal berdasarkan ketersediaan dan peran karyawan, serta memperkirakan biaya tenaga kerja saat membuat jadwal. Karyawan menerima notifikasi otomatis tentang shift mereka dan pengingat sebelum jadwal dimulai.
Fitur Utama:
- Penjadwalan Karyawan dengan Template
- Aplikasi Timesheet dan Pelacakan Waktu
- Payroll Terintegrasi
- Alat Komunikasi Tim
- Manajemen Ketersediaan Karyawan
Kelebihan:
- Menawarkan paket gratis yang cukup kaya fitur untuk satu lokasi.
- Solusi yang komprehensif, mencakup dari penjadwalan hingga payroll.
- Antarmuka yang bersih dan intuitif.
- Membantu dalam mematuhi peraturan jam kerja.
Kekurangan:
- Layanan payroll dan beberapa fitur HR lanjutan lebih berfokus pada pasar AS.
- Dukungan pelanggan bisa lebih lambat pada paket gratis.
- Kustomisasi laporan mungkin terbatas.
6. Sling
Sling adalah aplikasi penjadwalan dan komunikasi karyawan gratis yang kuat. Platform ini membantu bisnis mengatur jadwal, mengelola ketersediaan, melacak jam kerja, dan berkomunikasi dengan karyawan secara efisien. Sling menonjol karena menawarkan fitur penjadwalan yang solid tanpa biaya berlangganan.
Selain penjadwalan, Sling juga berfungsi sebagai pusat komunikasi internal, memungkinkan pengumuman, pesan pribadi, dan berbagi file. Manajer juga dapat menetapkan tugas kepada karyawan dan melacak penyelesaiannya langsung dari aplikasi.
Fitur Utama:
- Penjadwalan Shift Tanpa Batas Karyawan
- Manajemen Ketersediaan dan Permintaan Cuti
- Fitur Tukar Shift
- Platform Komunikasi Internal
- Daftar Tugas (Task Management)
Kelebihan:
- Fitur penjadwalan inti tersedia secara gratis.
- Alat komunikasi yang sangat baik untuk menjaga tim tetap terhubung.
- Tidak ada batasan jumlah karyawan atau lokasi pada paket gratis.
- Mudah digunakan di web dan perangkat seluler.
Kekurangan:
- Fitur pelacakan waktu dan laporan lanjutan memerlukan langganan berbayar (Sling Premium).
- Integrasi dengan sistem payroll pihak ketiga terbatas.
- Tidak memiliki fitur HR yang mendalam.
7. 7shifts
7shifts adalah platform manajemen penjadwalan yang dirancang khusus untuk industri restoran. Aplikasi ini memahami kebutuhan unik dari bisnis F&B, seperti kepatuhan terhadap peraturan kerja, manajemen tip, dan komunikasi cepat di lingkungan yang sibuk. 7shifts membantu manajer restoran menghemat waktu dalam membuat jadwal dan mengurangi biaya tenaga kerja.
Platform ini terintegrasi dengan banyak sistem Point of Sale (POS) terkemuka, memungkinkan manajer membuat jadwal yang lebih cerdas berdasarkan data penjualan. Karyawan dapat dengan mudah menukar shift dan berkomunikasi melalui aplikasi mobile yang intuitif.
Fitur Utama:
- Penjadwalan Khusus Restoran
- Integrasi dengan Sistem POS
- Pelacakan Waktu dan Kehadiran
- Alat Komunikasi Tim
- Manajemen Kepatuhan Tenaga Kerja
Kelebihan:
- Didesain spesifik untuk kebutuhan industri restoran.
- Integrasi POS yang kuat untuk penjadwalan berbasis data.
- Membantu mengelola biaya tenaga kerja secara efektif.
- Menawarkan paket gratis untuk lokasi tunggal dengan tim kecil.
Kekurangan:
- Kurang cocok untuk industri di luar F&B.
- Beberapa fitur terbaik terkunci di paket yang lebih mahal.
- Antarmuka bisa terasa sedikit padat karena banyaknya fitur.
8. Connecteam
Connecteam adalah aplikasi manajemen karyawan all-in-one yang dirancang untuk tim non-desk (pekerja lapangan). Platform ini menggabungkan komunikasi, operasional, dan manajemen HR dalam satu aplikasi yang mudah digunakan. Fitur-fiturnya mencakup penjadwalan kerja, pelacakan waktu, daftar periksa dan formulir digital, serta pelatihan karyawan.
Aplikasi ini sangat fleksibel dan dapat disesuaikan untuk berbagai industri seperti konstruksi, ritel, keamanan, dan kebersihan. Manajer dapat dengan mudah menjadwalkan shift, mengirimkan pekerjaan, dan memantau penyelesaian tugas secara real-time dari mana saja.
Fitur Utama:
- Penjadwalan Pekerjaan dan Shift
- Jam Waktu GPS (Time Clock)
- Formulir dan Daftar Periksa Digital
- Komunikasi Internal (Obrolan, Update)
- Pelatihan dan Onboarding Karyawan
Kelebihan:
- Solusi lengkap untuk mengelola pekerja lapangan.
- Tingkat kustomisasi yang tinggi untuk berbagai kebutuhan operasional.
- Paket harga yang terjangkau, termasuk paket gratis untuk bisnis kecil.
- Sangat berfokus pada pengalaman mobile.
Kekurangan:
- Bisa terasa terlalu kompleks jika hanya membutuhkan fitur penjadwalan dasar.
- Struktur harga bisa sedikit membingungkan dengan berbagai add-on.
- Fitur pelaporan bisa lebih mendalam.
9. Deputy
Deputy adalah platform manajemen tenaga kerja yang kuat, digunakan oleh bisnis di seluruh dunia untuk menjadwalkan karyawan, melacak waktu dan kehadiran, serta mengelola cuti. Aplikasi ini membantu bisnis menyederhanakan operasional harian dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.
Dengan fitur penjadwalan cerdas, Deputy dapat membuat jadwal yang dioptimalkan secara otomatis berdasarkan berbagai faktor seperti data penjualan, ketersediaan staf, dan anggaran. Aplikasi ini juga menyediakan fitur komunikasi yang solid dan terintegrasi dengan banyak sistem payroll dan POS.
Fitur Utama:
- Penjadwalan Cerdas dengan AI
- Aplikasi Jam Waktu (Time Clock) dengan Verifikasi Foto
- Manajemen Cuti dan Ketersediaan
- Laporan Kinerja dan Biaya Tenaga Kerja
- Komunikasi dan News Feed
Kelebihan:
- Fitur penjadwalan otomatis yang canggih.
- Integrasi yang luas dengan sistem lain.
- Antarmuka yang bersih dan profesional.
- Sangat baik dalam membantu kepatuhan hukum tenaga kerja.
Kekurangan:
- Tidak ada paket gratis (hanya uji coba gratis).
- Harga bisa menjadi relatif mahal untuk tim yang sangat besar.
- Beberapa pengguna melaporkan kurva belajar pada awalnya.
10. Planday
Planday adalah platform manajemen staf yang fleksibel, membantu bisnis merencanakan jadwal, melacak jam kerja, dan berkomunikasi dengan tim mereka. Planday berfokus pada memberikan karyawan lebih banyak kontrol atas jadwal mereka, yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasan dan retensi.
Sistem ini memungkinkan manajer untuk membuat template jadwal, menyalin jadwal dari minggu sebelumnya, dan melihat biaya gaji saat mereka merencanakan. Karyawan dapat mengatur preferensi kerja mereka, menukar shift, dan mencatat jam kerja mereka melalui aplikasi mobile yang mudah digunakan.
Fitur Utama:
- Penjadwalan Fleksibel dengan Template
- Pelacakan Waktu dan Kehadiran
- Integrasi Payroll
- Fitur Komunikasi
- Pelaporan Biaya Gaji
Kelebihan:
- Memberikan fleksibilitas yang baik bagi karyawan dan manajer.
- Antarmuka yang menarik secara visual dan mudah dinavigasi.
- Sistem pelaporan yang baik untuk mengontrol biaya.
- Dukungan pelanggan yang solid.
Kekurangan:
- Harga lebih tinggi dibandingkan beberapa kompetitor.
- Tidak ada versi gratis yang tersedia.
- Beberapa fitur mungkin lebih cocok untuk pasar Eropa.
11. Monday.com
Meskipun dikenal sebagai platform Work OS (Operating System) untuk manajemen proyek dan alur kerja, Monday.com sangat fleksibel dan dapat dikonfigurasi untuk berfungsi sebagai aplikasi jadwal kerja. Dengan template yang dapat disesuaikan, bisnis dapat membuat papan jadwal visual untuk mengelola shift, tugas, dan ketersediaan tim.
Kekuatan Monday.com terletak pada kemampuan otomatisasi dan integrasinya. Anda dapat mengatur notifikasi otomatis untuk shift yang akan datang, mengintegrasikannya dengan kalender, dan membuat dasbor untuk memvisualisasikan data tenaga kerja. Ini adalah pilihan yang baik untuk perusahaan yang sudah menggunakan Monday.com untuk tujuan lain.
Fitur Utama:
- Papan yang Sangat Dapat Disesuaikan
- Berbagai Tampilan (Kalender, Timeline, Gantt)
- Aturan Otomatisasi yang Kuat
- Dasbor Pelaporan Visual
- Integrasi dengan Ratusan Aplikasi Lain
Kelebihan:
- Sangat fleksibel dan dapat disesuaikan untuk hampir semua jenis alur kerja.
- Kemampuan visualisasi data yang luar biasa.
- Otomatisasi yang kuat untuk mengurangi pekerjaan manual.
- Ekosistem integrasi yang luas.
Kekurangan:
- Bukan aplikasi penjadwalan khusus, sehingga memerlukan pengaturan awal.
- Bisa menjadi mahal, terutama untuk tim yang lebih besar.
- Mungkin terlalu rumit jika hanya membutuhkan penjadwalan shift sederhana.
12. ClickUp
Serupa dengan Monday.com, ClickUp adalah platform produktivitas all-in-one yang dapat diadaptasi untuk manajemen jadwal kerja. ClickUp bertujuan untuk menggantikan berbagai aplikasi dengan satu platform terpusat untuk tugas, dokumen, obrolan, dan tujuan. Penjadwalan dapat dikelola melalui tampilan Kalender, Timeline, atau Papan.
Bisnis dapat membuat daftar tugas untuk setiap shift, menetapkan karyawan, dan melacak status pekerjaan secara real-time. Fleksibilitasnya memungkinkan tim untuk merancang sistem penjadwalan yang paling sesuai dengan alur kerja mereka, baik itu untuk proyek, shift harian, atau jadwal mingguan.
Fitur Utama:
- Manajemen Tugas dengan Berbagai Tampilan
- Kalender yang Dapat Disesuaikan
- Pelacakan Waktu Native
- Tujuan dan Sasaran
- Otomatisasi Alur Kerja
Kelebihan:
- Menawarkan paket gratis yang sangat kaya fitur.
- Platform yang sangat serbaguna untuk berbagai kebutuhan produktivitas.
- Tingkat kustomisasi yang sangat tinggi.
- Terus berkembang dengan penambahan fitur baru secara teratur.
Kekurangan:
- Banyaknya fitur bisa membuat pengguna baru merasa kewalahan.
- Memerlukan waktu untuk setup awal agar berfungsi sebagai penjadwal shift.
- Performa aplikasi terkadang bisa melambat karena kompleksitasnya.
Kesimpulan
Memilih aplikasi jadwal kerja yang tepat adalah langkah krusial untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya tenaga kerja, dan meningkatkan kepuasan karyawan. Setiap platform menawarkan keunggulan yang berbeda, mulai dari solusi khusus industri hingga platform produktivitas yang fleksibel.
Jika Anda mencari solusi yang tidak hanya mengelola jadwal tetapi juga mengintegrasikan seluruh aspek HR secara mendalam—mulai dari absensi, payroll, hingga manajemen data karyawan—dalam satu platform yang dapat disesuaikan, Software HR dari HashMicro adalah pilihan yang patut dipertimbangkan.
