Sebagai seorang praktisi HR, saya sering menemukan bahwa salah satu tantangan terbesar dalam administrasi penggajian adalah menghitung gaji retroaktif atau retro pay. Entah karena ada kenaikan gaji, bonus, atau perubahan status karyawan yang berlaku surut, proses hitung manual sangat rentan kesalahan dan bisa berujung pada ketidakpatuhan pajak. Inilah mengapa menemukan rekomendasi software retro pay yang tepat menjadi krusial untuk memastikan akurasi, efisiensi, dan ketenangan pikiran.
Menggunakan aplikasi yang tepat tidak hanya mengotomatiskan perhitungan yang rumit, tetapi juga memastikan semua komponen, termasuk PPh 21, terhitung dengan benar. Dalam artikel ini, saya akan membagikan pengalaman saya mereview lebih dari 10 platform payroll terbaik yang dapat diandalkan untuk menangani perhitungan retro pay, membantu Anda memilih solusi yang paling sesuai untuk skala dan kebutuhan bisnis Anda di tahun 2025.
Key Takeaways
Perhitungan retro pay manual sangat berisiko dan memakan waktu, sehingga otomatisasi melalui software menjadi solusi strategis untuk akurasi dan efisiensi.
Software retro pay yang ideal harus memiliki fitur perhitungan PPh 21 otomatis, kemampuan integrasi dengan sistem HRIS lain, dan skalabilitas untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Memilih software yang tepat melibatkan evaluasi kemudahan penggunaan, kepatuhan regulasi pajak Indonesia, dan kualitas dukungan pelanggan yang ditawarkan oleh vendor.
HashMicro EVA menawarkan solusi komprehensif dengan lisensi unlimited user dan kustomisasi mendalam, menjadikannya pilihan kuat untuk perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas dan kontrol penuh atas proses payroll.
Rekomendasi Software Retro Pay Terbaik 2025
Berikut adalah perbandingan cepat dari software yang saya review:
Daftar Software Retro Pay Terbaik & Terpercaya 2025
Setelah melakukan analisis mendalam, saya telah menyusun daftar software yang paling efektif untuk menangani perhitungan gaji retroaktif. Setiap platform memiliki keunggulan uniknya, mulai dari kustomisasi mendalam hingga kemudahan penggunaan untuk tim kecil.
Terbaik Karena
Solusi payroll komprehensif dengan kustomisasi tak terbatas untuk segala industri.
Terbaik Karena
Platform HRIS lokal terintegrasi untuk otomatisasi payroll dan administrasi HR.
Terbaik Karena
Aplikasi payroll online yang fokus pada kemudahan dan kepatuhan regulasi Indonesia.
Terbaik Karena
Solusi payroll dan HR all-in-one untuk bisnis dari berbagai skala.
Terbaik Karena
Platform manajemen SDM global untuk perusahaan skala menengah dan besar.
Terbaik Karena
Software HR modern yang berpusat pada pengalaman dan engagement karyawan.
Terbaik Karena
Bagian dari ekosistem Zoho yang kuat untuk otomatisasi payroll yang terintegrasi.
Terbaik Karena
Solusi HR yang fleksibel dan modular untuk manajemen SDM yang efisien.
Terbaik Karena
Software HRIS yang intuitif untuk mengelola data karyawan dari rekrutmen hingga offboarding.
Terbaik Karena
Platform global untuk merekrut, membayar, dan mengelola tim internasional.
1. HashMicro EVA
Berdasarkan pengalaman saya, HashMicro EVA menonjol sebagai solusi yang paling komprehensif dan fleksibel, terutama untuk perusahaan skala menengah hingga besar di Indonesia. Keunggulan utamanya terletak pada kemampuan kustomisasi yang mendalam. Sistem ini dapat disesuaikan sepenuhnya untuk mengikuti alur kerja dan kebijakan penggajian unik perusahaan, termasuk skenario retro pay yang paling kompleks sekalipun.
Fitur perhitungan retro pay di HashMicro EVA sepenuhnya otomatis. Ketika ada perubahan gaji atau tunjangan yang berlaku surut, sistem secara otomatis menghitung selisih gaji, menyesuaikan PPh 21, dan memasukkannya ke dalam slip gaji periode berikutnya tanpa perlu intervensi manual. Selain itu, model lisensi unlimited user menjadi nilai tambah yang signifikan, karena perusahaan tidak perlu khawatir akan biaya tambahan seiring bertambahnya jumlah karyawan.
“The level of customization is impressive. We could tailor the payroll module to fit our complex retroactive pay policies, something other off-the-shelf software couldn’t handle.” – Ulasan Pengguna di Capterra.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Kustomisasi sangat fleksibel sesuai kebutuhan industri. | Dukungan teknis lokal yang responsif dan profesional. |
| Implementasi untuk kustomisasi yang sangat kompleks memerlukan waktu. | Mungkin terlalu komprehensif untuk bisnis skala sangat kecil dengan kebutuhan dasar. |
| Model lisensi unlimited user tanpa biaya tambahan per pengguna. | Perhitungan biaya transparan dan flat tanpa biaya tersembunyi. |
HashMicro EVA menawarkan solusi payroll yang kuat dan dapat diandalkan, dirancang untuk menangani kompleksitas regulasi dan kebijakan perusahaan di Indonesia secara efisien.
Website: https://www.hashmicro.com/id/
2. Talenta by Mekari
Talenta adalah salah satu pemain utama di pasar software HR Indonesia. Platform ini menawarkan modul payroll yang kuat dengan kemampuan perhitungan retro pay yang sudah disesuaikan dengan regulasi lokal. Kelebihannya adalah integrasi yang mulus dengan produk lain dalam ekosistem Mekari, seperti akuntansi dan manajemen absensi.
- Fitur Utama: Perhitungan payroll otomatis, manajemen PPh 21, BPJS, dan cuti online.
- Retro Pay Handling: Mampu menghitung ulang gaji secara otomatis saat ada perubahan komponen upah di tengah periode.
“Talenta simplifies our payroll process, especially for calculating retroactive payments and tax adjustments. The local support is a big plus.” – Ulasan Pengguna di G2.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat sesuai dengan regulasi payroll Indonesia. | Ekosistem produk yang terintegrasi dengan baik. |
| Kustomisasi lebih terbatas dibandingkan solusi ERP. | Biaya bisa menjadi signifikan untuk perusahaan dengan jumlah karyawan besar. |
Talenta by Mekari adalah pilihan solid bagi perusahaan yang memprioritaskan kepatuhan terhadap regulasi Indonesia dan menginginkan solusi HRIS yang terintegrasi penuh.
Website: https://mekari.com/produk/talenta/
3. Gadjian
Gadjian menargetkan segmen UMKM dan startup dengan platform payroll yang sederhana dan mudah digunakan. Meskipun simpel, Gadjian memiliki fitur perhitungan retro pay yang andal. Aplikasi ini fokus untuk memastikan semua perhitungan, termasuk PPh 21 dan BPJS, selalu sesuai dengan peraturan pemerintah terbaru.
- Fitur Utama: Payroll online, kelola PPh 21 & BPJS, struktur gaji, dan data karyawan.
- Retro Pay Handling: Otomatis menghitung selisih gaji jika ada perubahan data upah di bulan sebelumnya.
“For a small business like ours, Gadjian is perfect. It handles complex calculations like retro pay without any hassle, saving us a lot of time.” – Testimoni Pengguna.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| User interface yang sangat ramah pengguna. | Harga terjangkau untuk UMKM. |
| Fitur HR di luar payroll tidak selengkap platform lain. | Skalabilitas mungkin menjadi isu untuk perusahaan yang berkembang pesat. |
Gadjian adalah solusi yang efisien dan hemat biaya bagi bisnis kecil yang membutuhkan otomatisasi payroll yang akurat dan patuh regulasi tanpa kompleksitas berlebih.
Website: https://www.gadjian.com/
4. Paychex Flex
Paychex Flex adalah solusi HR dan payroll dari Amerika Serikat yang melayani bisnis dari berbagai skala. Platform ini sangat kuat dalam otomatisasi dan pelaporan. Fitur retro pay-nya dirancang untuk menangani berbagai skenario, menjadikannya pilihan yang andal meskipun memerlukan penyesuaian untuk konteks regulasi Indonesia.
- Fitur Utama: Payroll processing, tax services, HR management, dan employee benefits.
- Retro Pay Handling: Sistem dapat secara otomatis menghitung dan memproses pembayaran retroaktif berdasarkan tanggal efektif perubahan gaji.
“Paychex Flex is incredibly robust. It handles all our payroll needs, including complex retroactive adjustments, flawlessly.” – Ulasan Pengguna di Capterra.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fitur sangat lengkap dan komprehensif. | Dukungan pelanggan yang kuat. |
| Memerlukan kustomisasi untuk regulasi pajak Indonesia. | Harga bisa lebih tinggi dibandingkan penyedia lokal. |
Paychex Flex cocok untuk perusahaan yang membutuhkan platform payroll global yang teruji dengan fitur-fitur canggih dan layanan yang terkelola penuh.
Website: https://www.paychex.com/
5. ADP Workforce Now
ADP adalah pemimpin global dalam solusi manajemen SDM, dan Workforce Now adalah platform andalan mereka untuk perusahaan skala menengah hingga besar. Sistem ini menawarkan modul payroll yang sangat canggih dengan kemampuan analitik yang mendalam. Perhitungan retro pay ditangani dengan presisi tinggi, memastikan kepatuhan di berbagai yurisdiksi.
- Fitur Utama: Payroll, time & attendance, talent management, dan benefits administration.
- Retro Pay Handling: Otomatisasi penuh untuk perhitungan dan pembayaran gaji retroaktif, terintegrasi dengan modul HR lainnya.
“The accuracy of ADP’s payroll calculations, especially for retroactive pay, is unmatched. It gives us peace of mind.” – Ulasan Pengguna di G2.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat andal dan akurat untuk perusahaan besar. | Fitur analitik dan pelaporan yang superior. |
| Implementasi bisa kompleks dan memakan waktu. | Kurang fleksibel untuk bisnis kecil dengan budget terbatas. |
ADP Workforce Now adalah standar emas untuk perusahaan enterprise yang membutuhkan solusi payroll dan HR yang kuat, aman, dan patuh secara global.
Website: https://www.adp.com/
6. Keka HR
Keka adalah platform HR yang berpusat pada pengalaman karyawan (employee-centric). Selain fitur HR yang modern, modul payroll-nya juga sangat mumpuni. Keka mampu menangani perhitungan retro pay dengan mudah, memastikan karyawan menerima pembayaran yang akurat tepat waktu, yang sejalan dengan filosofi mereka untuk menjaga kepuasan karyawan.
- Fitur Utama: Payroll & expense management, performance management, dan HRIS.
- Retro Pay Handling: Sistem secara otomatis mendeteksi perubahan gaji yang berlaku surut dan memprosesnya di siklus payroll berikutnya.
“Keka’s payroll module is intuitive. It handled our mid-year salary revisions and retro payments without a single issue.” – Ulasan Pengguna di Capterra.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fokus kuat pada pengalaman pengguna dan karyawan. | Desain antarmuka yang modern dan bersih. |
| Dukungan untuk regulasi spesifik Indonesia mungkin perlu verifikasi lebih lanjut. | Beberapa fitur canggih mungkin hanya tersedia di paket yang lebih tinggi. |
Keka HR adalah pilihan tepat bagi perusahaan modern yang ingin menyeimbangkan antara otomatisasi payroll yang akurat dan platform yang mendukung engagement karyawan.
Website: https://keka.com/
7. Zoho Payroll
Sebagai bagian dari ekosistem Zoho yang luas, Zoho Payroll menawarkan integrasi yang tak tertandingi dengan aplikasi bisnis lainnya. Software ini dirancang untuk menyederhanakan proses penggajian dari awal hingga akhir. Kemampuannya untuk menangani pembayaran retroaktif memastikan bahwa semua penyesuaian gaji tercatat dan dibayarkan dengan benar.
- Fitur Utama: End-to-end payroll processing, statutory compliance, dan employee self-service portal.
- Retro Pay Handling: Memungkinkan admin HR untuk dengan mudah memasukkan revisi gaji dan sistem akan otomatis menghitung pembayaran retroaktif.
“If you’re already using Zoho products, Zoho Payroll is a no-brainer. It integrates seamlessly and makes complex tasks like retro pay simple.” – Ulasan Pengguna di G2.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Integrasi sempurna dengan ekosistem Zoho. | Harga yang kompetitif. |
| Tampilan antarmuka bisa terasa sedikit padat. | Mungkin kurang ideal jika tidak menggunakan produk Zoho lainnya. |
Zoho Payroll sangat ideal bagi bisnis yang sudah berinvestasi dalam ekosistem Zoho dan mencari solusi payroll yang terintegrasi dan efisien.
Website: https://www.zoho.com/payroll/
8. Sage HR
Sage HR (sebelumnya CakeHR) adalah solusi manajemen SDM yang fokus pada kemudahan penggunaan untuk bisnis kecil dan menengah. Meskipun lebih dikenal dengan fitur manajemen cuti dan performa, modul payroll-nya cukup kapabel untuk menangani kebutuhan dasar, termasuk penyesuaian gaji retroaktif, melalui integrasi dengan sistem payroll Sage lainnya.
- Fitur Utama: Core HR, leave management, performance, dan shift scheduling.
- Retro Pay Handling: Penyesuaian gaji dapat dicatat dan diekspor ke sistem payroll terintegrasi untuk perhitungan retroaktif.
“Sage HR is great for managing our core HR processes. For payroll, it integrates well with Sage Business Cloud Payroll, which handles retro pay correctly.” – Ulasan Pengguna di Capterra.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat mudah digunakan dan diimplementasikan. | Struktur harga yang modular dan fleksibel. |
| Fitur payroll bukan modul inti, memerlukan integrasi. | Kurang cocok untuk kebutuhan payroll yang sangat kompleks. |
Sage HR adalah pilihan yang baik untuk perusahaan yang membutuhkan platform HR yang intuitif dan dapat diintegrasikan dengan solusi payroll yang lebih kuat.
Website: https://www.sage.com/en-us/sage-hr/
9. BambooHR
BambooHR adalah salah satu software HRIS paling populer karena antarmukanya yang ramah pengguna dan fokus pada manajemen data karyawan. Meskipun payroll bukan fitur bawaan di semua paket, add-on payroll-nya dirancang untuk bekerja secara mulus dengan data HR yang ada. Ini memungkinkan perhitungan retro pay yang akurat berdasarkan data historis karyawan yang tersimpan.
- Fitur Utama: Centralized employee data, applicant tracking system (ATS), dan performance management.
- Retro Pay Handling: Dengan add-on payroll, sistem dapat menarik data perubahan gaji dari HRIS untuk menghitung pembayaran retroaktif secara otomatis.
“Having all our employee data in BambooHR makes payroll a breeze. When we had to process retro pay, the system pulled the correct data automatically.” – Ulasan Pengguna di G2.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat baik dalam manajemen data karyawan. | Antarmuka yang intuitif dan mudah dinavigasi. |
| Payroll adalah fitur tambahan (add-on) yang berbayar. | Harga bisa menjadi mahal untuk tim yang lebih kecil. |
BambooHR sangat direkomendasikan bagi perusahaan yang memprioritaskan pengalaman pengguna dan manajemen data HR terpusat, dengan opsi untuk menambahkan modul payroll yang andal.
Website: https://www.bamboohr.com/
10. Deel
Deel berspesialisasi dalam membantu perusahaan merekrut dan membayar tim global. Platform ini unggul dalam menangani kompleksitas payroll internasional, termasuk kepatuhan pajak dan hukum di berbagai negara. Kemampuannya untuk mengelola penyesuaian gaji, termasuk retro pay, di berbagai mata uang dan yurisdiksi menjadikannya solusi unik.
- Fitur Utama: Global payroll, contractor payments, dan compliance management.
- Retro Pay Handling: Dirancang untuk menangani penyesuaian gaji lintas negara, menghitung pembayaran retroaktif sesuai dengan hukum dan pajak lokal.
“Deel has been a lifesaver for managing our international team. Processing salary adjustments and retro payments across different countries is surprisingly easy.” – Ulasan Pengguna di Capterra.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat baik untuk mengelola tim remote atau global. | Menjamin kepatuhan hukum di banyak negara. |
| Mungkin terlalu berlebihan untuk tim yang hanya beroperasi di Indonesia. | Fokus utama pada payroll global, bukan fitur HRIS yang mendalam. |
Deel adalah solusi tak tergantikan bagi perusahaan yang beroperasi secara global atau mempekerjakan banyak talenta internasional dan membutuhkan platform yang dapat diandalkan untuk payroll yang patuh hukum.
Website: https://www.deel.com/
Cara Memilih Software Retro Pay yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Memilih software yang tepat lebih dari sekadar membandingkan fitur. Berdasarkan pengalaman saya, ada beberapa faktor kunci yang harus Anda pertimbangkan untuk memastikan investasi Anda memberikan hasil maksimal dan benar-benar menyelesaikan masalah Anda.
Kemudahan Integrasi dengan Sistem HR Lainnya
Software payroll tidak berdiri sendiri. Pastikan platform yang Anda pilih dapat terintegrasi dengan mudah dengan sistem HRIS, absensi, atau akuntansi yang sudah Anda gunakan. Integrasi yang mulus akan menghilangkan entri data ganda dan memastikan data selalu sinkron, yang sangat penting untuk akurasi perhitungan retro pay.
Kepatuhan Terhadap Regulasi Pajak (PPh 21)
Ini adalah faktor yang tidak bisa ditawar, terutama di Indonesia. Pastikan penyedia software selalu memperbarui sistem mereka sesuai dengan peraturan pajak PPh 21 terbaru. Kemampuan software untuk menghitung ulang pajak secara otomatis saat terjadi pembayaran retroaktif akan menyelamatkan Anda dari potensi denda dan masalah hukum.
Skalabilitas dan Kustomisasi Sesuai Kebutuhan Bisnis
Bisnis Anda akan terus berkembang. Pilih software yang dapat tumbuh bersama Anda, baik dari segi jumlah karyawan maupun kompleksitas kebijakan penggajian. Kemampuan kustomisasi, seperti yang ditawarkan HashMicro, memungkinkan Anda menyesuaikan aturan manajemen kompensasi yang unik, memastikan software tetap relevan dalam jangka panjang.
Kualitas Dukungan Pelanggan
Saat terjadi masalah dengan payroll, Anda membutuhkan bantuan yang cepat dan kompeten. Pertimbangkan penyedia dengan tim dukungan lokal yang responsif dan memahami konteks bisnis di Indonesia. Layanan purna jual yang baik adalah investasi yang sama pentingnya dengan fitur software itu sendiri.
Kesimpulan
Menghitung retro pay secara akurat adalah elemen krusial dari manajemen payroll yang baik, namun seringkali menjadi sumber stres dan kesalahan jika dilakukan manual. Otomatisasi melalui software payroll terbaik bukan lagi sebuah kemewahan, melainkan kebutuhan strategis untuk memastikan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan.
Dari semua opsi yang telah saya review, HashMicro EVA menonjol karena fleksibilitas kustomisasi, model lisensi unlimited user, dan dukungan lokal yang kuat, menjadikannya pilihan ideal untuk perusahaan yang membutuhkan solusi jangka panjang yang dapat disesuaikan. Jika Anda ingin melihat bagaimana otomatisasi dapat menyederhanakan proses payroll Anda yang paling rumit sekalipun, saya sangat merekomendasikan untuk mencoba demo gratis dari HashMicro.
