Mengelola payroll karyawan merupakan salah satu tugas paling krusial namun juga paling rumit bagi departemen HR. Sebagai praktisi, saya tahu betul prosesnya melibatkan perhitungan gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan PPh 21, hingga iuran BPJS yang kompleks dan rentan terhadap kesalahan jika dilakukan manual. Menggunakan sistem payroll outsourcing yang andal bukan hanya pilihan, tapi sebuah keharusan untuk menghindari kesalahan yang dapat berdampak pada kepuasan karyawan dan kepatuhan hukum perusahaan.
Banyak perusahaan kini beralih ke layanan outsourcing untuk mengatasi tantangan ini. Dengan menyerahkan tugas penggajian kepada pihak ketiga yang ahli, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi beban administratif, dan memastikan akurasi serta kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Ini adalah langkah strategis yang memungkinkan tim HR fokus pada pengembangan sumber daya manusia, bukan lagi terjebak dalam rutinitas administratif.
Untuk membantu Anda mengambil keputusan yang tepat, saya telah merangkum dan mereview lebih dari 10 penyedia sistem payroll outsourcing terbaik di Indonesia untuk tahun 2025. Ulasan ini didasarkan pada pengalaman saya dalam mengevaluasi fitur, skalabilitas, dukungan pelanggan, dan reputasi masing-masing vendor untuk memastikan Anda mendapatkan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Key Takeaways
Payroll outsourcing adalah solusi strategis di mana perusahaan menyerahkan pengelolaan penggajian kepada pihak ketiga untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan regulasi.
Manfaat utamanya mencakup penghematan waktu dan biaya, minimalisasi human error, jaminan kepatuhan pajak terbaru, dan peningkatan keamanan data karyawan yang sensitif.
Saat memilih penyedia, pertimbangkan faktor krusial seperti skalabilitas sistem, sertifikasi keamanan data, kualitas dukungan pelanggan, dan kemampuan integrasi dengan software lain.
Lorem ipsum dolor sitamet consectetur vulputate urna pellentesque vestibulum eununc lacusvelit nullaarcu.
Sistem Payroll Outsourcing Terbaik 2025
Rangkuman rekomendasi dari saya
-
HashMicro EVA : Perusahaan menengah hingga besar yang butuh integrasi ERP penuh. Solusi payroll yang terintegrasi langsung dengan modul akuntansi, HRIS, dan keuangan untuk otomatisasi menyeluruh.
-
Talenta by Mekari : Startup dan UKM. Platform HRIS dan payroll komprehensif dengan antarmuka modern dan ekosistem yang kuat.
-
Gadjian : Bisnis kecil hingga menengah. Aplikasi payroll berbasis cloud yang fokus pada kemudahan penggunaan dan kepatuhan regulasi Indonesia.
-
GreatDay HR : Perusahaan dengan fokus pada employee engagement. Platform HR yang kuat di sisi mobile, memudahkan akses karyawan untuk absensi, cuti, dan benefit.
-
LinovHR : Perusahaan skala enterprise. Solusi HR modular yang fleksibel, memungkinkan perusahaan memilih modul sesuai kebutuhan kompleks.
-
SunFish Go : Organisasi besar dengan aturan payroll kompleks. Solusi HR yang andal dan telah teruji untuk menangani regulasi penggajian yang rumit.
-
KaryaONE : UKM yang butuh solusi praktis. Software absensi dan payroll yang efisien dengan fitur andalan absensi online via GPS.
-
Sleekr : Bisnis yang sudah ada di ekosistem Mekari. Platform HR cloud yang simpel dan efektif untuk administrasi dasar seperti payroll dan absensi.
-
Indodev : Perusahaan dengan kebutuhan alur kerja unik. Penyedia software custom yang dapat membangun modul payroll sesuai kebutuhan spesifik.
-
Orlansoft : Bisnis di sektor distribusi dan ritel. Solusi ERP dengan modul payroll yang terintegrasi dengan operasional untuk perhitungan insentif yang kompleks.
Rekomendasi Sistem Payroll Outsourcing Terbaik 2025
Terbaik Karena
Ideal untuk integrasi penuh dalam operasional bisnis
Terbaik Karena
Ideal untuk UKM dan startup yang mencari solusi HRIS lengkap
Terbaik Karena
Ideal untuk perusahaan yang memprioritaskan akses mobile
Terbaik Karena
Ideal untuk organisasi dengan aturan penggajian yang rumit
1. HashMicro EVA
HashMicro EVA menonjol sebagai penyedia solusi payroll yang bukan hanya sekadar software, tetapi bagian dari ekosistem ERP yang komprehensif. Pendekatan ini memungkinkan data penggajian terhubung langsung dengan modul akuntansi, manajemen SDM, dan keuangan secara real-time. Solusi ini dirancang untuk perusahaan skala menengah hingga besar yang menginginkan otomatisasi menyeluruh dan visibilitas data terpusat untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis.
USP: Integrasi Penuh dengan Modul ERP Lainnya, memungkinkan alur kerja yang mulus antara HR, keuangan, dan operasional tanpa perlu entri data manual berulang, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi secara signifikan.
Fitur Utama:
- Manajemen Payroll Otomatis: Sistem secara otomatis menghitung gaji, tunjangan, bonus, dan potongan berdasarkan kebijakan perusahaan yang telah dikonfigurasi, memastikan pembayaran yang akurat dan tepat waktu.
- Perhitungan Pajak PPh 21 & BPJS: Selalu up-to-date dengan regulasi pemerintah terbaru, software ini mengkalkulasi PPh 21 dan iuran BPJS secara otomatis, serta menghasilkan laporan yang siap untuk diserahkan.
- Manajemen Cuti dan Absensi Terintegrasi: Data kehadiran dan cuti karyawan langsung tersinkronisasi dengan sistem payroll, menghilangkan kebutuhan rekapitulasi manual dan memastikan perhitungan gaji yang akurat.
- Employee Self-Service (ESS): Karyawan dapat mengakses slip gaji, mengajukan cuti, dan melihat informasi pribadi mereka secara mandiri melalui portal khusus, mengurangi beban kerja tim HR.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan unik bisnis. | Mungkin terlalu komprehensif untuk bisnis skala sangat kecil. |
| Terintegrasi penuh dengan sistem ERP lain seperti akuntansi dan inventaris. | Memerlukan waktu implementasi untuk penyesuaian. |
| Dukungan pelanggan lokal yang responsif. | |
| Tidak ada batasan jumlah pengguna (unlimited users). |
HashMicro EVA menawarkan solusi payroll outsourcing yang kuat dan terintegrasi, cocok untuk perusahaan yang melihat penggajian bukan sebagai tugas administratif semata, tetapi sebagai bagian integral dari strategi operasional dan keuangan mereka.
Website: https://www.hashmicro.com/id/
2. Talenta by Mekari
Talenta adalah salah satu pemain utama di pasar software HRIS cloud dan payroll di Indonesia. Sebagai bagian dari ekosistem Mekari, Talenta menawarkan solusi yang terintegrasi untuk UKM dan startup. Platform ini dikenal dengan antarmuka yang modern dan fitur yang lengkap untuk mengelola seluruh siklus hidup karyawan.
Fitur Utama:
- Live Attendance & Timesheet
- Payroll Calculation & Distribution
- Manajemen Pajak dan BPJS
- Employee Self-Service
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fitur HRIS yang komprehensif. | Biaya bisa menjadi signifikan seiring bertambahnya karyawan. |
| Antarmuka yang ramah pengguna. | Beberapa fitur lanjutan memerlukan paket yang lebih tinggi. |
| Integrasi dengan produk Mekari lainnya. | Kustomisasi mungkin terbatas dibandingkan solusi ERP. |
Talenta by Mekari adalah pilihan solid bagi perusahaan yang mencari platform all-in-one untuk HR dan payroll dengan pengalaman pengguna yang modern dan dukungan ekosistem yang kuat.
Website: https://www.mekari.com/produk/talenta/
3. Gadjian
Gadjian adalah aplikasi payroll dan HR berbasis cloud yang dirancang khusus untuk pasar Indonesia. Fokus utamanya adalah menyederhanakan proses penggajian yang rumit, seperti perhitungan PPh 21, BPJS, dan THR. Gadjian populer di kalangan bisnis kecil dan menengah karena kemudahan penggunaan dan harganya yang kompetitif.
Fitur Utama:
- Hitung Gaji, PPh 21, dan BPJS Online
- Kelola Cuti dan Absensi
- Struktur dan Skala Upah
- Analisis Data HR
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat fokus pada regulasi payroll Indonesia. | Fitur di luar payroll dan administrasi HR dasar tidak selengkap kompetitor. |
| Harga yang terjangkau untuk UKM. | Integrasi dengan sistem pihak ketiga terbatas. |
| Mudah diimplementasikan dan digunakan. | Kurang cocok untuk perusahaan dengan struktur organisasi yang sangat kompleks. |
Gadjian sangat cocok untuk UKM yang membutuhkan solusi payroll yang to-the-point, patuh regulasi, dan tidak memerlukan fitur HR yang terlalu kompleks.
Website: https://www.gadjian.com/
4. GreatDay HR
GreatDay HR adalah platform HR yang menempatkan fokus kuat pada pengalaman dan keterlibatan karyawan. Selain fitur payroll standar, platform ini menawarkan fitur-fitur seperti komunikasi internal dan pengajuan benefit yang fleksibel. Aplikasi mobile-nya yang intuitif membuatnya mudah diakses oleh karyawan di mana saja.
Fitur Utama:
- Payroll & Tax Calculation
- Attendance Management via Mobile App
- Employee Benefits Management
- Performance Management
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fokus pada employee engagement. | Beberapa pengguna melaporkan bug pada aplikasi mobile. |
| Aplikasi mobile yang sangat fungsional. | Fitur pelaporan mungkin tidak sedalam solusi lain. |
| Proses klaim dan benefit yang mudah. | Kustomisasi alur kerja bisa menjadi tantangan. |
GreatDay HR adalah pilihan tepat bagi perusahaan yang ingin mengintegrasikan proses payroll dengan inisiatif untuk meningkatkan keterlibatan dan kesejahteraan karyawan melalui platform mobile-first.
Website: https://greatdayhr.com/id-id/
5. LinovHR
LinovHR menyediakan solusi HR modular yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan skala enterprise. Platform ini mencakup berbagai aspek manajemen SDM, dari rekrutmen hingga suksesi, dengan modul payroll yang kuat. Fleksibilitasnya memungkinkan perusahaan untuk memilih dan mengimplementasikan modul yang mereka butuhkan saja.
Fitur Utama:
- Payroll Services Module
- Time Management System
- Competency Management
- Succession Management
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sistem modular yang sangat fleksibel. | Biaya bisa menjadi tinggi jika menggunakan banyak modul. |
| Cocok untuk kebutuhan enterprise yang kompleks. | Tampilan antarmuka bisa terasa kurang modern. |
| Fitur manajemen talenta yang mendalam. | Memerlukan kurva belajar yang lebih tinggi untuk administrasi. |
LinovHR direkomendasikan untuk perusahaan besar yang memerlukan solusi HR yang dapat diskalakan dan disesuaikan secara mendalam, melampaui sekadar fungsi payroll.
Website: https://www.linovhr.com/
6. SunFish Go
SunFish Go, dikembangkan oleh DataOn, adalah salah satu solusi HR yang sudah lama ada di pasar Indonesia dan dipercaya oleh banyak perusahaan besar. Platform ini menawarkan fungsionalitas yang mendalam untuk payroll, manajemen pajak, dan administrasi HR. SunFish Go dikenal karena keandalannya dalam menangani aturan penggajian yang kompleks.
Fitur Utama:
- Advanced Payroll Processing
- Tax & BPJS Compliance
- Time & Attendance Management
- HR Analytics & Reporting
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat andal untuk aturan payroll yang kompleks. | Antarmuka pengguna terlihat lebih tradisional. |
| Reputasi yang kuat di kalangan perusahaan besar. | Implementasi bisa memakan waktu lebih lama. |
| Fitur pelaporan yang kuat. | Harga cenderung lebih tinggi, menargetkan pasar enterprise. |
SunFish Go adalah pilihan yang terbukti andal bagi perusahaan enterprise yang memprioritaskan kepatuhan dan kemampuan untuk menangani skenario penggajian yang sangat kompleks.
Website: https://www.dataon.com/
7. KaryaONE
KaryaONE adalah software HR yang menyasar segmen UKM dengan menawarkan solusi absensi dan payroll yang praktis dan efisien. Platform ini berfokus pada otomatisasi tugas-tugas administratif HR sehari-hari. Fitur andalannya termasuk absensi online via GPS dan integrasi langsung ke sistem penggajian.
Fitur Utama:
- Absensi Online & GPS
- Perhitungan Gaji Otomatis
- Manajemen Cuti & Izin
- Laporan HR Sederhana
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat mudah digunakan untuk UKM. | Fitur tidak selengkap platform HRIS enterprise. |
| Fitur absensi GPS yang akurat. | Skalabilitas untuk perusahaan besar mungkin terbatas. |
| Harga yang kompetitif. | Opsi kustomisasi terbatas. |
KaryaONE adalah solusi yang sangat baik untuk UKM yang membutuhkan sistem yang lugas untuk mengelola kehadiran dan penggajian tanpa kompleksitas fitur HRIS yang berlebihan.
Website: https://karyaone.co.id/
8. Sleekr
Sleekr, yang kini juga menjadi bagian dari Mekari, adalah salah satu pelopor software HR cloud di Indonesia. Meskipun banyak fiturnya telah terintegrasi ke dalam Talenta, brand Sleekr masih dikenal dengan fokusnya pada administrasi HR yang simpel dan efektif. Platform ini dirancang untuk membuat tugas-tugas seperti payroll dan absensi menjadi lebih mudah bagi bisnis yang sedang berkembang.
Fitur Utama:
- Cloud-based Payroll
- Leave & Claim Management
- Employee Database
- Simple Reporting
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Sangat mudah digunakan. | Pengembangan produk kini difokuskan pada Talenta. |
| Cocok untuk perusahaan yang baru beralih dari manual. | Fitur mungkin terasa dasar untuk perusahaan yang lebih besar. |
| Proses implementasi yang cepat. | Dukungan mungkin terpusat di bawah brand Mekari. |
Sleekr tetap menjadi opsi yang relevan bagi bisnis yang mencari solusi HR yang sangat sederhana dan mudah digunakan, terutama jika mereka sudah familiar dengan ekosistem Mekari.
Website: https://www.mekari.com/produk/talenta/fitur/software-payroll/
9. Indodev
Indodev adalah perusahaan pengembang software yang menawarkan solusi HRIS yang dapat dikustomisasi, termasuk modul payroll. Mereka melayani perusahaan yang memiliki kebutuhan atau alur kerja yang sangat spesifik yang tidak dapat dipenuhi oleh software siap pakai. Pendekatan mereka lebih berorientasi pada proyek pengembangan software.
Fitur Utama:
- Customizable Payroll Module
- Integration with Existing Systems
- Employee Information System
- Attendance & Leave Tracking
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Tingkat kustomisasi yang tinggi. | Memerlukan investasi awal yang lebih besar untuk pengembangan. |
| Dapat diintegrasikan dengan sistem legacy. | Waktu implementasi lebih lama. |
| Solusi yang dibangun sesuai kebutuhan spesifik. | Dukungan purna jual tergantung pada kontrak layanan. |
Indodev adalah mitra yang ideal untuk perusahaan dengan proses bisnis unik yang memerlukan solusi payroll yang dibangun dari awal untuk memenuhi kebutuhan spesifik mereka.
Website: https://indodev.com/
10. Orlansoft
Orlansoft adalah penyedia solusi ERP yang menargetkan industri spesifik seperti ritel, distribusi, dan manufaktur. Modul HR & Payroll mereka, Orlansoft HR-ML, dirancang untuk terintegrasi secara mendalam dengan operasi bisnis inti. Ini memungkinkan perhitungan insentif penjualan atau biaya tenaga kerja produksi yang kompleks dan akurat.
Fitur Utama:
- Integrated Payroll System
- Personnel Management
- Time & Attendance
- Recruitment Management
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Integrasi kuat dengan modul ERP lain (distribusi, ritel). | Tampilan antarmuka kurang modern. |
| Dirancang untuk kebutuhan industri spesifik. | Lebih cocok untuk perusahaan yang sudah menggunakan ekosistem Orlansoft. |
| Mampu menangani skema komisi yang kompleks. | Memerlukan pelatihan khusus untuk mengoperasikannya. |
Orlansoft adalah pilihan yang kuat untuk perusahaan di sektor ritel atau distribusi yang membutuhkan sistem payroll yang terhubung langsung dengan data operasional untuk perhitungan yang akurat.
Website: https://www.orlansoft.com/
Manfaat Utama Menggunakan Sistem Payroll Outsourcing
Mengadopsi sistem payroll outsourcing memberikan banyak keuntungan strategis bagi bisnis, di antaranya:
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Mengurangi waktu yang dihabiskan tim HR untuk tugas administratif, memungkinkan mereka fokus pada inisiatif strategis seperti pengembangan talenta.
- Akurasi Tinggi: Otomatisasi dalam software payroll terbaik meminimalkan risiko human error dalam perhitungan gaji, pajak, dan potongan lainnya.
- Kepatuhan Regulasi: Penyedia layanan selalu memperbarui sistem mereka sesuai dengan peraturan pajak dan ketenagakerjaan terbaru, sehingga mengurangi risiko denda.
- Keamanan Data Terjamin: Vendor profesional menggunakan teknologi enkripsi dan server yang aman untuk melindungi data sensitif karyawan, sesuai dengan standar seperti ISO 27001.
Tips Memilih Penyedia Payroll Outsourcing yang Tepat
Memilih partner yang tepat adalah kunci keberhasilan implementasi. Berdasarkan pengalaman saya, berikut beberapa tips yang perlu dipertimbangkan:
- Identifikasi Kebutuhan Anda: Apakah Anda hanya butuh layanan payroll, atau solusi HRIS yang lebih lengkap? Buat daftar fitur yang wajib dimiliki, seperti manajemen cuti, absensi, atau klaim.
- Periksa Skalabilitas: Pilih penyedia yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda. Pastikan sistem dapat menangani penambahan jumlah karyawan dan kompleksitas aturan tanpa kendala.
- Prioritaskan Keamanan: Tanyakan secara spesifik tentang sertifikasi keamanan (misalnya, ISO 27001), kebijakan privasi data, dan prosedur penanganan insiden. Ini adalah data yang sangat sensitif.
- Evaluasi Dukungan Pelanggan: Layanan purna jual yang responsif sangat penting. Cari tahu jam operasional tim support, kanal yang tersedia (telepon, email, chat), dan Service Level Agreement (SLA) mereka.
Kesimpulan
Memilih sistem payroll outsourcing yang tepat adalah investasi penting untuk efisiensi dan pertumbuhan bisnis di tahun 2025. Dari solusi terintegrasi seperti HashMicro EVA yang cocok untuk skala besar, hingga platform spesialis UKM seperti Gadjian, setiap vendor menawarkan keunggulan unik yang dapat disesuaikan dengan skala dan kebutuhan perusahaan Anda.
Dengan melakukan evaluasi yang cermat terhadap fitur, keamanan, skalabilitas, dan dukungan, Anda dapat menemukan partner yang tidak hanya mengelola penggajian, tetapi juga mendukung strategi SDM Anda secara keseluruhan. Jika Anda tertarik untuk melihat bagaimana sistem yang terintegrasi penuh dapat mentransformasi proses HR Anda, pertimbangkan untuk mencoba demo gratis dari HashMicro EVA untuk mendapatkan gambaran langsung.
