Strategi Custom HRIS untuk Kebutuhan dan Efisiensi Bisnis - EVA-HR: Strategi HR dan Rekrutmen untuk Efisiensi Bisnis

Setiap bisnis memiliki struktur organisasi, alur kerja, dan kebijakan HR yang berbeda. Karena itu, strategi custom HRIS menjadi solusi penting untuk menjawab kebutuhan spesifik perusahaan sekaligus meningkatkan efisiensi operasional. Dengan sistem HRIS yang dapat dikustomisasi, perusahaan tidak perlu lagi menyesuaikan proses bisnis dengan software yang kaku. Anda perlu mengutamakan pendekatan HRIS fleksibel dan terintegrasi, yang memungkinkan pengelolaan data karyawan, absensi, payroll, hingga penilaian kinerja disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan.

Melalui implementasi HRIS berbasis kebutuhan bisnis, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia secara lebih akurat dan terukur. Strategi custom HRIS membantu HR dan manajemen dalam meningkatkan produktivitas karyawan, mengurangi kesalahan administrasi, serta mempercepat pengambilan keputusan berbasis data. Dengan dukungan fitur otomatisasi HR, manajemen SDM digital, dan sistem HR terintegrasi, bisnis Anda bisa mencapai efisiensi kerja yang berkelanjutan sekaligus mendukung pertumbuhan perusahaan di berbagai skala industri.

Strategi Custom HRIS untuk Kebutuhan Perusahaan

HRIS modern memahami bahwa kustomisasi bukan lagi fitur tambahan, melainkan keharusan. Berikut adalah strategi kustomisasi yang paling krusial.

1. Kustomisasi Workflow: Penyesuaian Alur Persetujuan Lembur/Cuti

Struktur organisasi setiap perusahaan pasti unik dan memiliki regulasinya sendiri-sendiri. Sebuah perusahaan mungkin memiliki persetujuan lembur yang harus melalui Manajer, kemudian Divisi Keuangan, dan terakhir HR. Sementara ada juga perusahaan lain yang hanya memerlukan persetujuan dari Manajer langsung. Dengan HRIS yang fleksibel, Anda dapat:

Mengubah langkah-langkah approval sesuai struktur organisasi Anda, bahkan untuk kasus-kasus khusus, misalnya, cuti panjang yang membutuhkan persetujuan Direktur.
Menetapkan pendelegasian wewenang secara otomatis saat atasan sedang cuti.
Memastikan alur kerja seperti pengajuan cuti atau klaim berjalan mulus, cepat, dan sesuai dengan hierarki yang berlaku di perusahaan Anda.

2. Kustomisasi Modul Payroll: Penyesuaian Komponen Gaji Lokal

Indonesia memiliki kompleksitas regulasi dan komponen gaji lokal, mulai dari BPJS, PPh 21, tunjangan-tunjangan khusus daerah atau industri yang sangat dinamis. Solusi payroll generik sering gagal menangani detail ini.
Kustomisasi memungkinkan Anda untuk:

Memasukkan dan menghitung komponen gaji non-standar seperti insentif bulanan, bonus target, atau potongan unik perusahaan secara otomatis.
Menyesuaikan formula pajak dan BPJS agar selalu compliant dengan regulasi terbaru tanpa harus melakukan perhitungan manual yang berisiko.
Menghasilkan slip gaji yang detail dan sesuai dengan format laporan internal perusahaan Anda.

3. Kustomisasi User Role & Access Permission

Tidak semua manajer memerlukan akses ke data gaji seluruh karyawan. Fleksibilitas dalam pengaturan peran dan izin akses adalah kunci keamanan dan efisiensi. HRIS yang baik memungkinkan Anda untuk:

Menentukan tingkat akses yang sangat granular: HR Staff hanya bisa melihat data pribadi, Payroll Specialist hanya melihat data gaji, dan Manajer hanya melihat data tim mereka.
Menciptakan peran khusus (Custom Roles): Misalnya, peran “Koordinator Lapangan” yang memiliki hak untuk menginput timesheet timnya, namun tidak dapat menyetujui cuti.
Memastikan kerahasiaan data terjaga dan meminimalisir risiko penyalahgunaan informasi.

Tantangan yang Dialami Ketika Sistem HRIS Tidak Bisa Dikustomisasi

Perusahaan sering berupaya menyesuaikan proses internal mereka agar sesuai dengan sistem HRIS yang kaku. Ini adalah kesalahan strategis. Setiap bisnis memiliki keunikan dalam budaya, struktur organisasi, kebijakan kompensasi, dan alur kerja, contohnya, proses persetujuan lembur yang berbeda-beda. Mengorbankan proses custom ini demi sistem yang standar dapat mengakibatkan:

Inefisiensi: Proses manual tambahan untuk mengakomodasi kebijakan unik yang tidak didukung sistem.
Ketidakakuratan: Risiko kesalahan payroll atau data karyawan yang tinggi.
Rendahnya Adopsi: Karyawan dan manajer enggan menggunakan sistem yang tidak sesuai dengan cara kerja mereka. Intinya, HRIS yang ideal haruslah beradaptasi dengan bisnis Anda, bukan sebaliknya. Kustomisasi adalah investasi untuk efisiensi jangka panjang.

Tips Sukses Implementasi HRIS yang Dikustomisasi

Kustomisasi bukanlah sihir, melainkan sebuah proyek yang membutuhkan strategi yang tepat. Untuk itu, Anda perlu memperhatikan beberapa tips sukses untuk implementasi HRIS yang dikustomisasi.

1. Lakukan Audit Proses HR Internal Sebelum Kustomisasi

Sebelum berbicara dengan vendor, petakan dan analisis secara kritis semua proses HR Anda saat ini. Identifikasi beberapa hal berikut ini:

Pain Points: Di mana proses paling sering macet? Misalnya, persetujuan lembur sering terlambat.
Kebijakan Unik: Apa yang membuat proses HR Anda berbeda dari perusahaan lain?
Proses Ideal: Bagaimana seharusnya proses tersebut berjalan setelah menggunakan HRIS?

Audit ini menjadi dasar blueprint kustomisasi Anda, memastikan sistem yang dihasilkan benar-benar menyelesaikan masalah yang ada dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

2. Pentingnya Kemitraan dengan Vendor

Kustomisasi yang sukses memerlukan lebih dari sekadar coding, ia memerlukan pemahaman bisnis yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Eva-HR, misalnya, tidak hanya menjual software, tetapi menawarkan kemitraan. Tim implementasi Eva-HR akan bekerja bersama Anda untuk:

Menerjemahkan kebijakan bisnis Anda, misalnya, aturan jam kerja menjadi logika sistem yang akurat.
Melakukan testing komprehensif terhadap modul yang dikustomisasi, terutama payroll, sebelum go-live.
Memberikan dukungan pasca-implementasi untuk memastikan sistem terus berjalan optimal seiring perubahan bisnis atau regulasi.

Pilihlah vendor yang bersedia menjadi konsultan Anda dalam mentransformasi proses HR Anda.

3. Pilih HRIS yang Fleksibel Sejak Awal

Strategi custom HRIS bukan berarti Anda harus membangun dari nol. Ini berarti Anda harus memilih platform yang sudah kokoh namun memiliki arsitektur yang fleksibel dan dapat diskalakan. Pilihlah solusi yang memang dirancang untuk tumbuh bersama keunikan dan kompleksitas bisnis Anda di Indonesia, dan jangan biarkan proses yang kaku membatasi potensi pertumbuhan perusahaan Anda. Saatnya beralih ke HRIS yang menghormati cara kerja Anda.

Tertarik melihat bagaimana Eva-HR dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan unik bisnis Anda? Segera Jadwalkan Demo Produk Eva-HR dan temukan solusi HRIS yang benar-benar custom untuk perusahaan Anda.