Oleh: Tim SEO HashMicro
Diperbarui pada: 14 Oktober 2024
HRIS adalah sistem informasi sumber daya manusia yang berfungsi sebagai solusi terpusat untuk mengelola data karyawan dan mengotomatiskan berbagai tugas administratif HR. Implementasi sistem ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, akurasi data, dan pengambilan keputusan strategis. Artikel ini akan membahas secara mendalam apa itu HRIS, fungsi, manfaat, hingga cara memilihnya di tahun 2025.
Key Takeaways
HRIS adalah sistem informasi sumber daya manusia yang berfungsi sebagai solusi terpusat untuk mengelola data karyawan dan mengotomatiskan berbagai tugas administratif HR.
Implementasi sistem ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, akurasi data, dan pengambilan keputusan strategis.
Fungsi utama HRIS mencakup manajemen data terpusat, otomatisasi proses administrasi, serta pelaporan dan analisis data strategis untuk mendukung operasional bisnis.
Memilih solusi yang tepat dengan mempertimbangkan kebutuhan spesifik, skalabilitas, dan kemudahan penggunaan adalah kunci untuk memaksimalkan potensi investasi teknologi ini.
Apa Itu HRIS (Human Resource Information System)?
Secara singkat, HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan memproses informasi terkait karyawan secara digital. Sistem ini mengintegrasikan berbagai fungsi HR, mulai dari database karyawan, penggajian, absensi, hingga rekrutmen dalam satu platform terpusat. Tujuannya adalah menyederhanakan alur kerja, mengurangi tugas manual, dan menyediakan data akurat untuk analisis.
Fungsi Utama HRIS dalam Operasional Bisnis
Fungsi utama HRIS adalah sebagai fondasi operasional departemen HR yang modern dan efisien. Sistem ini mengubah cara perusahaan mengelola aset terpentingnya, yaitu sumber daya manusia, melalui tiga pilar fungsional. Berikut adalah fungsi-fungsi krusial yang ditawarkannya.
A. Manajemen data karyawan terpusat
HRIS menyediakan satu sumber kebenaran (single source of truth) untuk semua data karyawan. Informasi pribadi, riwayat pekerjaan, detail kontak, dan dokumen penting lainnya tersimpan aman dalam satu database. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan spreadsheet terpisah yang rentan terhadap kesalahan dan inkonsistensi data.
B. Otomatisasi proses administrasi HR
Sistem ini mengotomatiskan tugas-tugas administratif yang memakan waktu, seperti perhitungan gaji, manajemen cuti, dan pelacakan absensi. Dengan otomatisasi, tim HR dapat mengalihkan fokus mereka dari pekerjaan repetitif ke inisiatif yang lebih strategis. Proses yang lebih cepat juga meningkatkan produktivitas di seluruh organisasi.
C. Pelaporan dan analisis data strategis
Salah satu fungsi terpenting HRIS adalah kemampuannya menghasilkan laporan dan analisis data SDM. Menurut laporan dari Society for Human Resource Management (SHRM), analitik HR menjadi prioritas utama bagi 71% profesional HR. HRIS memungkinkan manajer untuk melacak metrik kunci seperti tingkat turnover, biaya rekrutmen, dan demografi tenaga kerja untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Manfaat Strategis Menggunakan HRIS bagi Perusahaan
Implementasi HRIS memberikan manfaat yang jauh melampaui sekadar efisiensi administratif. Sistem ini menjadi aset strategis yang mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang dapat dirasakan perusahaan.
A. Peningkatan efisiensi dan produktivitas
Dengan mengotomatiskan alur kerja, HRIS secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas manual. Proses seperti persetujuan cuti atau klaim biaya menjadi lebih cepat dan transparan. Hal ini memungkinkan tim HR dan manajer lini untuk fokus pada tugas yang memberikan nilai tambah lebih besar.
B. Akurasi data yang lebih tinggi untuk pengambilan keputusan
Kesalahan input manual pada data penggajian atau absensi dapat menyebabkan kerugian finansial dan masalah kepatuhan. HRIS meminimalkan risiko human error dengan mengintegrasikan data dari berbagai modul. Data yang akurat dan real-time menjadi dasar yang kuat bagi manajemen untuk membuat keputusan bisnis yang tepat sasaran.
C. Peningkatan pengalaman dan keterlibatan karyawan
HRIS modern sering kali dilengkapi dengan portal self-service yang memungkinkan karyawan mengakses informasi pribadi mereka. Mereka dapat mengajukan cuti, melihat slip gaji, atau memperbarui data pribadi secara mandiri. Kemudahan akses ini terbukti meningkatkan kepuasan dan pengalaman kerja karyawan secara keseluruhan.
D. Kepatuhan terhadap regulasi yang lebih terjamin
Peraturan ketenagakerjaan dan pajak terus berubah, sehingga kepatuhan menjadi tantangan besar bagi banyak perusahaan. HRIS membantu memastikan kepatuhan dengan pembaruan otomatis pada perhitungan pajak, pengelolaan jam kerja, dan penyimpanan dokumen sesuai standar. Ini mengurangi risiko denda dan masalah hukum yang dapat merugikan reputasi perusahaan.
Perbedaan Mendasar: HRIS, HRMS, dan HCM
Dalam industri teknologi HR, istilah HRIS, HRMS, dan HCM sering digunakan secara bergantian, namun ketiganya memiliki cakupan yang berbeda. Memahami perbedaan ini penting agar perusahaan dapat memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Berikut adalah penjelasan singkat untuk masing-masing istilah.
A. HRIS (Human Resource Information System)
HRIS adalah sistem yang paling mendasar, berfokus pada pengelolaan data karyawan dan otomatisasi proses inti HR. Fungsinya mencakup database karyawan, penggajian, manajemen absensi, dan pelaporan dasar. HRIS sangat ideal untuk perusahaan yang membutuhkan solusi efisien untuk administrasi HR sehari-hari.
B. HRMS (Human Resource Management System)
HRMS (Human Resource Management System) memiliki semua fungsi HRIS, namun dengan tambahan fitur manajemen talenta. Ini mencakup modul untuk manajemen kinerja, rekrutmen, dan pelatihan karyawan. HRMS cocok untuk perusahaan yang ingin tidak hanya mengelola administrasi tetapi juga mulai mengembangkan potensi karyawannya.
C. HCM (Human Capital Management)
HCM (Human Capital Management) adalah solusi paling komprehensif yang melihat karyawan sebagai aset strategis. Selain mencakup semua fungsi HRIS dan HRMS, HCM juga memiliki fitur tingkat lanjut seperti perencanaan suksesi, manajemen kompensasi, dan analitik prediktif. Solusi ini dirancang untuk perusahaan besar yang ingin menyelaraskan strategi SDM dengan tujuan bisnis jangka panjang.
Fitur-Fitur Kunci yang Wajib Ada dalam Software HRIS
Saat mengevaluasi berbagai pilihan software HRIS, ada beberapa fitur inti yang harus menjadi prioritas. Fitur-fitur ini memastikan bahwa sistem dapat memenuhi kebutuhan dasar manajemen SDM secara efektif. Berikut adalah lima fitur kunci yang wajib ada.
A. Manajemen database karyawan
Ini adalah fondasi dari setiap HRIS, berfungsi sebagai direktori pusat untuk semua informasi karyawan. Fitur ini harus memungkinkan penyimpanan data yang aman dan akses yang mudah untuk informasi seperti detail pribadi, riwayat pekerjaan, dan dokumen kontrak.
B. Pengelolaan absensi dan waktu (time attendance)
Fitur ini mengotomatiskan pelacakan jam kerja, keterlambatan, dan kehadiran karyawan. Integrasi dengan mesin absensi biometrik atau aplikasi manajemen absensi memberikan data yang akurat dan real-time. Ini sangat penting untuk perhitungan gaji yang tepat dan pemantauan disiplin kerja.
C. Modul penggajian (payroll)
Modul payroll yang andal adalah suatu keharusan. Fitur ini harus mampu menghitung gaji, tunjangan, potongan pajak, dan iuran BPJS secara otomatis. Kemampuan untuk menghasilkan slip gaji digital dan laporan pajak sesuai regulasi pemerintah Indonesia adalah nilai tambah yang signifikan dari sebuah software payroll terbaik.
D. Manajemen rekrutmen dan onboarding
Untuk mendukung pertumbuhan, HRIS harus memiliki fitur untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari publikasi lowongan hingga penawaran kerja. Proses onboarding yang terstruktur juga membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat.
E. Pelaporan dan analitik
Kemampuan untuk menghasilkan laporan yang dapat disesuaikan adalah fitur vital. Dasbor analitik yang intuitif membantu manajer memvisualisasikan tren SDM, seperti tingkat retensi atau efektivitas rekrutmen. Data ini sangat berharga untuk perencanaan strategis dan perbaikan berkelanjutan.
Cara Memilih Software HRIS yang Tepat untuk Bisnis Anda
Memilih software HRIS yang tepat adalah keputusan investasi yang penting. Kesalahan dalam memilih dapat menyebabkan biaya tak terduga, adopsi yang rendah, dan proses yang tidak efisien. Untuk membantu Anda, berikut adalah tiga langkah praktis dalam memilih sistem yang paling sesuai.
A. Identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan
Langkah pertama adalah memahami kebutuhan unik bisnis Anda. Libatkan pemangku kepentingan dari berbagai departemen untuk membuat daftar proses HR yang perlu diotomatisasi dan masalah yang ingin diselesaikan. Apakah fokus utama Anda adalah penggajian, rekrutmen, atau manajemen kinerja?
B. Pertimbangkan skalabilitas dan kemampuan integrasi
Pilih sistem yang dapat tumbuh bersama perusahaan Anda. Pastikan software HRIS tersebut dapat menangani penambahan jumlah karyawan dan modul di masa depan. Kemampuan integrasi dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan, seperti sistem ERP atau akuntansi, juga sangat penting untuk alur data yang lancar.
C. Evaluasi kemudahan penggunaan dan dukungan teknis
Sistem yang rumit akan sulit diadopsi oleh karyawan. Pilih HRIS dengan antarmuka yang intuitif dan user-friendly. Selain itu, pastikan penyedia layanan menawarkan dukungan teknis yang responsif dan pelatihan yang memadai untuk memastikan implementasi berjalan sukses.
Kesimpulan
HRIS adalah alat transformatif yang memungkinkan departemen HR beralih dari fungsi administratif menjadi mitra strategis bisnis. Dengan mengotomatiskan proses, memastikan akurasi data, dan menyediakan analitik yang mendalam, sistem ini membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif. Memilih solusi yang tepat dengan mempertimbangkan kebutuhan, skalabilitas, dan kemudahan penggunaan adalah kunci untuk memaksimalkan potensi investasi teknologi ini.
