Contoh surat resign dapat ditemukan di berbagai platform digital saat ini. Surat resign menjadi dokumen yang wajib ada saat seseorang mengundurkan diri dari pekerjaannya. Dalam dunia kerja, terkadang ada saat-saat di mana seseorang memutuskan untuk berpindah dari pekerjaan mereka saat ini. Entah itu karena peluang baru yang menarik, pertumbuhan karir, perubahan gaya hidup, atau alasan lainnya.
Menulis surat pengunduran diri adalah langkah penting untuk mengakhiri hubungan kerja dengan terhormat. Surat ini bukan hanya formalitas semata. Tetapi, juga merupakan komunikasi resmi antara karyawan dan perusahaan yang menunjukkan integritas dan profesionalisme.
Penting untuk memastikan surat pengunduran diri tertulis dengan sopan, jelas, dan menghormati prosedur perusahaan yang ada. Dengan menghormati proses pengunduran diri, seorang karyawan dapat meninggalkan pekerjaan mereka dengan terhormat dan meninggalkan kesan positif yang berharga dalam dunia kerja.
Daftar Isi
Apa Itu Surat Resign?
Surat resign adalah sebuah dokumen tertulis yang digunakan oleh seorang karyawan untuk memberitahukan kepada atasan atau manajemen perusahaan bahwa mereka akan mengundurkan diri dari pekerjaan mereka. Dokumen ini juga memiliki peran penting dalam proses pengakhiran hubungan kerja secara resmi. Surat pengunduran diri bukan hanya sekedar pemberitahuan sederhana. Melainkan, mencerminkan tanggung jawab dan etika seorang karyawan terhadap perusahaan tempat mereka bekerja.
Pada dasarnya, surat pengunduran diri membantu menghindari kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan. Dengan menyampaikan niat pengunduran diri secara tertulis, karyawan memastikan bahwa perusahaan memiliki pemahaman yang jelas tentang keputusannya dan alasan di baliknya.
Dengan begitu, karyawan memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk melakukan langkah-langkah berikutnya. Contohnya, mencari pengganti, merencanakan pemindahan tanggung jawab, dan mengatur transisi yang mulus. Dengan begitu, proses transisi dan mengatur pergantian karyawan dapat terjadi dengan lancar dan efisien.
Langkah Sebelum Menulis Contoh Surat Resign
Penting untuk meluangkan waktu dan mempertimbangkan langkah-langkah ini secara cermat sebelum mengajukan resign. Pengambilan keputusan yang matang dapat membantu meminimalkan risiko dan mempersiapkan langkah selanjutnya dengan lebih baik. Sehingga, ada beberapa langkah yang perlu dipertimbangkan oleh seseorang. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil sebelum mengajukan resign.
Pertimbangkan alasan pengunduran diri dalam contoh surat resign
Sangat penting untuk mempertimbangkan alasan di balik keputusan untuk mengundurkan diri. Apakah alasan tersebut terkait dengan masalah di tempat kerja, kebutuhan untuk mengambil jalan karir yang berbeda, atau faktor-faktor pribadi lainnya. Memiliki pemahaman yang jelas tentang alasan pengunduran diri akan membantu dalam merencanakan langkah selanjutnya.
Evaluasi situasi keuangan
Sebelum mengajukan resign, penting untuk mengevaluasi situasi keuangan secara menyeluruh. Mengundurkan diri dari pekerjaan dapat berdampak pada stabilitas keuangan, terutama jika tidak ada pekerjaan baru yang telah ditemukan. Pastikan memiliki dana darurat atau sumber pendapatan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari setelah pengunduran diri.
Perencanaan ke depan
Rencanakan langkah-langkah selanjutnya setelah pengunduran diri. Misalnya, apakah ingin mencari pekerjaan baru, memulai bisnis sendiri, atau mengambil pendidikan lanjutan. Perencanaan ke depan akan membantu seseorang menghadapi perubahan setelah pengunduran diri dengan lebih siap.
Tinjau kontrak kerja dan kebijakan perusahaan
Periksa kontrak kerja dan kebijakan perusahaan terkait pengunduran diri. Sangat perlu untuk memahami persyaratan pemberitahuan pengunduran diri, periode pemberitahuan yang diperlukan, dan segala konsekuensi yang mungkin timbul akibat pengunduran diri. Hal ini untuk menghindari konflik dengan perusahaan.
Persiapkan contoh surat resign
Tulis surat resign dengan format yang tepat dan sopan. Bisa juga melihat beberapa contoh surat resign yang ada. Pada dasarnya, surat ini menjelaskan secara jelas tanggal pengunduran diri, alasan (opsional), dan ungkapan terima kasih kepada perusahaan. Jangan lupa untuk memeriksa tata bahasa, ejaan, dan tanda baca sebelum mengirim surat pengunduran diri.
Pertimbangkan dampak terhadap karir dan reputasi
Pikirkan dampak pengunduran diri terhadap karir Anda dan reputasi profesional. Misalnya, apakah keputusan ini akan mempengaruhi hubungan dengan rekan kerja atau referensi masa depan. Sehingga cermati bagaimana mengelola pengunduran diri dengan cara yang meminimalkan dampak negatif pada karir.
Mempertimbangkan alternatif lain
Sebelum mengajukan resign, pertimbangkan alternatif lain yang mungkin membantu mengatasi masalah atau ketidakpuasan yang Anda alami di tempat kerja. Misalnya, berbicara dengan atasan atau departemen sumber daya manusia tentang kekhawatiran Anda dan mencari solusi yang mungkin.
Mengapa Harus Menulis Contoh Surat Resign?
Surat resign secara formal mengkomunikasikan niat seseorang untuk berhenti dari pekerjaan mereka kepada atasan atau departemen sumber daya manusia. Berikut adalah beberapa alasan mengapa menulis surat resign penting.
Dokumentasi
Surat pengunduran diri memberikan dokumentasi tertulis tentang niat seseorang untuk berhenti dari pekerjaan. Ini membantu menghindari kebingungan atau kesalahpahaman di masa depan. Mengingat surat ini memuat informasi seperti mengenai tanggal pengunduran diri, alasan berhenti, dan hal-hal lain yang terkait.
Profesionalisme
Berbagai contoh surat resign menunjukkan bahwa seseorang menghargai perusahaan. Sehingga, ada kecenderungan untuk ingin meninggalkan jejak yang baik. Ini adalah tanda penghormatan kepada atasan dan kolega, serta menunjukkan profesionalisme dalam menangani proses pengunduran diri.
Kepentingan perusahaan
Surat pengunduran diri memberikan perusahaan waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti yang cocok dan merencanakan transisi secara lancar. Dengan memberitahu perusahaan dengan segera, seseorang memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengatur ulang tanggung jawab atau memulai proses perekrutan baru. Sehingga, tidak akan terjadi kekosongan karyawan.
Kewajiban kontrak atau peraturan
Dalam beberapa kasus, surat resign diperlukan sesuai dengan kewajiban kontrak kerja atau peraturan perusahaan. Surat ini bisa menjadi persyaratan yang harus dipenuhi agar pengunduran diri Anda dianggap resmi.
Masa depan karir
Menjaga hubungan yang baik dengan mantan atasan dan perusahaan merupakan hal yang penting untuk masa depan karir seseorang. Surat pengunduran dapat membantu menjaga hubungan profesional tersebut. Dengan demikian, seseorang yang mengundurkan diri masih dapat meningkatkan reputasinya di industri.
Jenis dan Contoh Surat Resign
Surat resign terbagi menjadi dua jenis yaitu pemberitahuan satu bulan (one month notice) dan dua minggu (two weeks notice). Keduanya adalah contoh surat resign yang karyawan gunakan ketika ingin mengundurkan diri dari pekerjaannya. Dokumen ini memberikan pemberitahuan kepada perusahaan bahwa karyawan akan meninggalkan pekerjaan tersebut dalam jangka waktu tertentu.
Contoh surat resign dengan pemberitahuan satu bulan (one month notice)
Surat resign ini adalah contoh surat resign dengan pemberitahuan satu bulan mengacu pada surat yang memberitahu perusahaan bahwa karyawan akan meninggalkan pekerjaan dalam waktu satu bulan. Dalam surat ini, karyawan mengungkapkan niatnya untuk mengundurkan diri. Sehingga, dapat memberikan perusahaan waktu yang cukup untuk mencari pengganti yang cocok dan melanjutkan proses pengalihan tanggung jawab.
Biasanya, surat pengunduran dengan pemberitahuan satu bulan ini mengikuti prosedur sesuai ketetapan dari perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin meminta karyawan untuk memberikan pemberitahuan lebih lama, seperti dua atau tiga bulan. Dalam surat ini, karyawan harus menyebutkan tanggal efektif pengunduran diri mereka dan menawarkan bantuan mereka dalam proses peralihan tugas.
Contoh surat resign dengan pemberitahuan dua minggu (two weeks notice)
Surat resign ini merupakan contoh surat resign dengan pemberitahuan dua minggu adalah surat yang memberitahu perusahaan bahwa karyawan akan meninggalkan pekerjaan dalam waktu dua minggu. Dalam surat ini, karyawan mengumumkan niatnya untuk mengundurkan diri. Sama halnya dengan jenis surat sebelumnya, surat ini memberikan waktu yang wajar bagi perusahaan untuk mengisi posisi tersebut.
Contoh surat resign seperti ini adalah pilihan umum sebagai pemberitahuan yang wajar dalam banyak industri. Biasanya di dalam surat ini, karyawan harus mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri mereka. Mereka juga perlu untuk menawarkan bantuan selama sisa waktu kerjanya. Tujuannya adalah untuk membantu dengan proses peralihan dan penyelesaian tugas.
Contoh Cara Menulis Surat Resign
Dalam menulis surat pengunduran diri, seseorang perlu memastikan untuk melakukan proofread surat. Tujuannya adalah untuk kesalahan tata bahasa dan ejaan sebelum mengirimkannya. Selain itu, mereka juga dapat meminta saran dari rekan kerja atau seseorang yang berpengalaman dalam menulis surat resign. Namun pada umumnya, berikut adalah panduan langkah demi langkah serta informasi yang harus ada ketika menulis surat pengunduran diri.
Tanggal dan informasi kontak
Letakkan tanggal penulisan surat di bagian atas sebelah kanan atau kiri atas. Di bawah tanggal, sertakan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
Alamat perusahaan
Tuliskan alamat perusahaan di bagian kiri bawah surat. Sertakan nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email.
Salam pembuka
Gunakan salam yang sopan dan profesional, seperti “Kepada [Nama Atasan/Manajer]”. Jika tidak tahu siapa yang harus dihubungi, gunakan salam umum seperti “Kepada Manajer SDM” atau “Kepada Tim Manajemen”.
Pernyataan pengunduran diri
Di awal surat, jelaskan dengan jelas dan tegas niat Anda untuk mengundurkan diri dari pekerjaan. Sertakan tanggal efektif pengunduran diri. Misalnya:
“Saya dengan ini memberitahukan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [jabatan] di [nama perusahaan]. Pengunduran diri ini akan efektif mulai tanggal [tanggal].”
Penyebab pengunduran diri (opsional)
Bagian ini dapat berguna untuk menjelaskan secara singkat alasan di balik keputusan mengundurkan diri. Namun, ini bukan keharusan dan dapat memilih untuk tidak menyertakan rincian pribadi atau negatif tentang pengalaman kerja.
Apresiasi dan ucapan terima kasih
Sertakan ungkapan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada perusahaan atas kesempatan dan pengalaman selama bekerja. Ini mencerminkan sikap yang profesional dan menghargai hubungan kerja yang telah terjalin. Misalnya:
“Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada perusahaan atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk berkembang dan belajar selama menjadi bagian dari tim ini.”
Ketersediaan selama masa transisi
Berikan penawaran bantuan selama masa transisi untuk memfasilitasi peralihan tugas dengan lancar. Tujuannya untuk melatih atau membantu dengan transfer pengetahuan kepada pengganti. Misalnya:
“Saya berkomitmen untuk membantu dalam proses transisi ini. Saya siap melatih pengganti saya dan membagikan pengetahuan dan pengalaman saya untuk memastikan kelancaran pergantian posisi.”
Permintaan tindakan lanjutan
Tulis kalimat yang menggambarkan tindakan yang perlu perusahaan ambil terkait pengunduran diri. Misalnya, permintaan untuk konfirmasi tertulis atau instruksi lebih lanjut tentang proses keluar. Contohnya:
“Harap konfirmasikan penerimaan pengunduran diri ini secara tertulis dan berikan instruksi lebih lanjut mengenai prosedur yang harus saya ikuti.”
Salam penutup
Gunakan salam penutup yang sopan seperti “Hormat saya” atau “Salam Hormat”. Tanda tangan harus berada di bawah salam penutup.
Nama lengkap dan kontak
Di bawah tanda tangan, tuliskan nama lengkap Anda dan informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email.
Contoh Surat Resign
Berikut ini adalah contoh surat resign yang dapat menjadi referensi untuk menulis surat resign sendiri.
[Tanggal]
[Alamat Perusahaan]
[Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Email Perusahaan]
Kepada [Nama Atasan/Manajer],
Saya dengan ini memberitahukan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [jabatan] di [nama perusahaan]. Pengunduran diri ini akan efektif mulai tanggal [tanggal].
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada perusahaan atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk berkembang dan belajar selama menjadi bagian dari tim ini. Selain itu, saya sangat menghargai pengalaman yang saya peroleh dan kerja sama yang baik dengan rekan kerja dan manajemen.
Saya berkomitmen untuk membantu dalam proses transisi ini. Misalnya, siap melatih pengganti saya dan membagikan pengetahuan dan pengalaman saya untuk memastikan kelancaran pergantian posisi. Saya yakin tim ini akan dapat mengatasi tantangan dan mencapai kesuksesan lebih lanjut di masa depan.
Harap konfirmasikan penerimaan pengunduran diri ini secara tertulis dan berikan instruksi lebih lanjut mengenai prosedur yang harus saya ikuti. Jika diperlukan, saya juga siap untuk mengatur waktu untuk berbicara secara pribadi tentang hal-hal terkait pengunduran diri ini.
Sekali lagi, saya ingin menyampaikan rasa terima kasih saya yang tulus atas kesempatan dan dukungan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di perusahaan ini. Saya berharap agar perusahaan terus berkembang dan sukses di masa depan.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
Nama lengkap:
Nomor telepon:
Alamat email:
Kesimpulan
Surat resign menjadi dokumen yang perlu ada ketika seseorang ingin mengundurkan diri dari sebuah perusahaan. Ketika menulis surat ini, penting untuk bersikap sopan, profesional, dan jelas dalam ungkapan niat pengunduran diri. Selain itu, informasi di dalam surat juga harus memuat rincian yang relevan seperti tanggal efektif pengunduran diri dan penawaran bantuan selama masa transisi.
EVA HRIS Solution dapat menjadi platform yang bisa membantu HRD maupun karyawan dalam proses administrasi. Mengingat platform ini menyediakan berbagai fitur yang dapat mengotomasi berbagai keperluan. Seperti, pemberitahuan otomatis, mengunggah dan menerima berkas secara digital, hingga melakukan manajemen data real time. Platform ini juga menyediakan demo gratis dan estimasi biaya yang memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan dalam penerapannya.
