Penggunaan aplikasi rekrutmen karyawan telah menjadi kebutuhan krusial bagi perusahaan saat ini. Perkembangan teknologi yang semakin canggih dan kebutuhan untuk efisiensi proses rekrutmen menjadi alasan mengapa sistem rekrutmen mulai marak digunakan. Aplikasi rekrutmen dapat membantu perusahaan dalam memangkas waktu dan biaya dari proses rekrutmen.
Selama ini, proses rekrutmen seringkali menjadi hal yang rumit karena membutuhkan banyak persiapan mulai dari pra-rekrutmen, rekrutmen, dan pasca rekrutmen. Panjangnya proses tersebut membuat tim Human Resource Development (HRD) harus bekerja ekstra. Bahkan, mereka seringkali meninggalkan tugas lainnya ketika rekrutmen sedang berlangsung. Padahal, HRD memiliki banyak tugas yang harus mereka lakukan.
Keberadaan aplikasi rekrutmen dapat membantu mempermudah pekerjaan HRD. Tim HRD tidak perlu lagi repot menyeleksi berkas lamaran satu per satu secara manual karena sistem rekrutmen akan melakukannya secara otomatis.
Daftar Isi
- Apa Itu Aplikasi Rekrutmen Karyawan?
- Keuntungan yang Didapatkan Perusahaan Jika Menggunakan Aplikasi Rekrutmen Karyawan
- Fitur Penting Pada Aplikasi Rekrutmen Karyawan
- Metode dalam Aplikasi Rekrutmen Online
- Contoh-contoh Aplikasi Rekrutmen Karyawan
- Kesimpulan
Apa Itu Aplikasi Rekrutmen Karyawan?
Software rekrutmen karyawan adalah perangkat lunak yang memiliki fungsi untuk membantu serangkaian proses rekrutmen. Proses tersebut meliputi sourcing kandidat, interview, hingga pemberian offering letter dan onboarding. Biasanya, perusahaan dapat menyesuaikan fitur sistem rekrutmen sesuai dengan kebutuhan.
Misalnya, dalam proses seleksi berkas, perusahaan dapat memasukkan kata kunci atau menyesuaikan sistem rekrutmen sesuai dengan syarat kandidat yang mereka cari sehingga calon karyawan yang tidak memenuhi persyaratan akan langsung terdiskualifikasi.
Dengan begitu, aplikasi rekrutmen karyawan juga dapat memangkas waktu dan biaya yang harus dikeluarkan. Tim HRD tidak perlu lagi menghabiskan jam kerja untuk mengecek CV calon karyawan. Sementara itu, perusahaan juga tidak perlu lagi mengeluarkan dana untuk membayar lembur HRD.
Sistem rekrutmen juga akan meminimalisir penilaian subjektif sehingga praktik kolusi dan nepotisme dapat terhindari. Selain itu, kandidat juga akan merasakan keuntungan dengan mendapatkan perlakuan yang adil selama proses rekrutmen. Calon karyawan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk mencetak berkas lamaran atau mengeluarkan ongkos transportasi.
Baca juga: 15 Aplikasi Rekrutmen Karyawan Terbaik untuk HeadhHunter
Keuntungan yang Didapatkan Perusahaan Jika Menggunakan Aplikasi Rekrutmen Karyawan
Sebagai aplikasi yang fungsinya mempermudah kerja HRD, tim HRD di perusahaan tentu akan mendapat keuntungan ketika menggunakan software rekrutmen karyawan. Bukan hanya dari segi efisiensi, tetapi juga efektivitas sehingga produktivitas dalam perusahaan akan semakin maksimal. Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang perusahaan peroleh ketika menggunakan sistem rekrutmen karyawan:
Proses rekrutmen lebih efektif
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, aplikasi rekrutmen karyawan membantu kerja HRD menjadi lebih efisien dan efektif. Dalam hal ini, tim HRD tidak perlu membuang waktu mereka untuk memeriksa berkas satu per satu. Mengingat sistem rekrutmen ini akan memiliki manajemen data berbasis cloud sehingga dalam menyaring kandidat, aplikasi akan memanfaatkan Artificiall Intelligent (AI) secara otomatis.
Baca juga: 10 Rekomendasi Recruitment Agencies Software Terbaik!
Proses rekrutmen menjadi lebih fleksibel
Aplikasi rekrutmen dapat memudahkan rekruter dalam mengaksesnya data di manapun dan kapanpun. Hal ini juga yang menjadi keuntungan dari sistem rekrutmen berbasis cloud, akan tetapi dengan syarat yaitu harus memiliki koneksi jaringan internet. Dengan sistem ini, proses rekrutmen dapat menjadi lebih fleksibel sekalipun rekruter berada di luar kantor.
Aplikasi rekrutmen dapat membantu menghemat biaya
Penggunaan aplikasi rekrutmen karyawan membuat perusahaan menjadi lebih hemat. Perusahaan tidak perlu lagi menganggarkan dana untuk membeli kertas, alat tulis, tinta print, dan sebagainya. Hal ini dikarenakan semua informasi akan terekam secara otomatis dalam sistem rekrutmen.
Selain itu, aplikasi rekrutmen juga membuat perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya cetak brosur untuk mengumumkan lowongan pekerjaan. Mereka hanya perlu memasukkan syarat kandidat dan posisi yang mereka butuhkan. Selanjutnya calon karyawan akan dengan sendirinya melamar. Jangkauan pun akan lebih luas tanpa mengeluarkan biaya ekstra seperti mencetak ribuan pamflet.
Pembaruan status kandidat secara otomatis
Seringkali calon karyawan justru merasa di-ghosting oleh perusahaan karena lamanya pengumuman hasil seleksi. Bahkan, perusahaan juga tak jarang harus kehilangan kandidat terbaiknya. Namun, dengan adanya aplikasi ini maka pembaruan status kandidat dapat dilakukan secara otomatis.
Dengan menggunakan sistem rekrutmen, pekerjaan HRD akan lebih mudah karena tidak perlu lagi menghubungi satu per satu kandidat sehingga setiap kali HRD melakukan pembaruan maka pelamar akan menerima notifikasi. Dengan begitu, kandidat juga tidak perlu lagi menunggu pengumuman dalam waktu yang lama.
Aplikasi rekrutmen membantu membentuk talent pool
Aplikasi rekrutmen memiliki database yang berbasis cloud. Adanya sistem rekrutmen membuat aplikasi akan merekam secara otomatis semua data calon karyawan yang masuk. Hal ini membuat perusahaan memiliki database para talenta, karena beberapa kandidat yang tidak lolos bukan berarti tidak dibutuhkan di kemudian hari.
Misalnya, meskipun kandidat memiliki latar belakang yang bagus bisa jadi kemampuannya tidak relevan dengan kebutuhan saat ini sehingga di kemudian hari apabila perusahaan membutuhkan skill seperti kandidat tersebut, maka mereka dapat langsung menghubunginya.
Fitur Penting Pada Aplikasi Rekrutmen Karyawan
Dalam mengoptimalkan manfaatnya, aplikasi rekrutmen karyawan harus memiliki beberapa fitur yang dapat menunjang kegiatan operasional perusaaan. Berikut ini adalah fitur penting yang harus ada pada aplikasi.
Screening CV
Fitur ini jelas harus ada dalam aplikasi. Pasalnya, screening CV menjadi langkah awal perusahaan dalam menentukan calon karyawan yang akan diterima. Aplikasi akan membantu memberikan rekomendasi terbaik melalui kecerdasan buatan (AI). Dengan adanya fitur ini, HRD juga tidak perlu lagi menyeleksi berkas lamaran satu per satu secara manual.
Menyederhanakan proses administrasi
Aplikasi rekrutmen harus memiliki fitur untuk melakukan manajemen data. Fitur ini dapat memudahkan HRD untuk mengirimkan email ke kandidat atau sekadar melakukan penjadwalan secara otomatis. Dengan semua data yang tersimpan di dalam cloud, maka dapat dipastikan keamanannya.
Selain itu, untuk menyederhanakan proses administrasi biasanya aplikasi akan memiliki fitur in–depth report generation. Fitur ini memungkinkan tim HRD untuk mendapatkan data calon kandidat secara real time. Fitur ini juga membuat HRD dapat menganalisa portal mana yang memberikan hasil rekrutmen terbaik.
Melacak proses rekrutmen
Proses rekrutmen memiliki banyak rangkaian mulai dari pengumuman lowongan pekerjaan, seleksi berkas, interview hingga penawaran kontrak kerja. Dengan fitur ini, HRD dapat melacak proses rekrutmen secara real time. Aplikasi juga perlu untuk terintegrasi dengan Google Calendar agar dapat melakukan penjadwalan secara otomatis.
Metode dalam Aplikasi Rekrutmen Online
Seperti pada rekrutmen umumnya, aplikasi rekrutmen online bertugas untuk memposting lowongan kerja, menyeleksi berkas, melakukan tes, melakukan interview, hingga penawaran surat kontrak kerja atau bahkan onboarding. Namun, perbedaannya adalah aplikasi ini melakukan semua rangkaian dengan bantuan AI untuk mempercepat proses penyaringan. Selain itu, metode rekrutmen karyawan dalam aplikasi juga membutuhkan jaringan internet agar dapat mengoptimalkan fungsinya.
Contoh-contoh Aplikasi Rekrutmen Karyawan
Banyak sistem rekrutmen yang bermunculan seiring Ddengan kebutuhan yang semakin banyak. Berbagai pengembang software juga menghadirkan fitur-fitur untuk mendukung fungsinya. Berikut ini adalah rekomendasi aplikasi rekrutmen yang dapat Anda gunakan.
EVA-HR Management
EVA-HR Management adalah salah satu sistem rekrutmen yang dapat membantu HRD untuk melakukan proses rekrutmen. Sebagai aplikasi HR Management terbaik, aplikasi ini memiliki berbagai fitur mulai dari screening CV, menyederhanakan administrasi, melacak proses rekrutmen hingga mengintegrasikannya ke Google Calendar. Fitur lainnya adalah perusahaan dapat mengkonfigurasikan fungsi sistem sesuai dengan kebutuhan staff recruiter.
Bahkan, dengan sistem ini perusahaan juga dapat melakukan uji coba melalui demo gratis yang tersedia. Selain itu, perusahaan dapat juga melakukan perhitungan estimasi biaya sehingga dapat benar-benar memastikan apakah aplikasi cocok untuk kebutuhan perusahaan.
ATS
Applicant Tracking System atau ATS merupakan salah satu solusi untuk mempermudah proses rekrutmen. Perusahaan sudah banyak mengadopsi software ini. Penggunaan sistem ini relatif mudah meski memiliki keunggulan dan kekurangan. Meski begitu, ATS secara umum dapat mempercepat proses rekrutmen dan membuatnya lebih sistematis serta mudah diatur.
Baca juga: Recruitment ATS Software vs Metode Perekrutan Konvensional: Mana yang Lebih Baik?
Online Assessment
Seringkali perusahaan mendapatkan rekomendasi calon karyawan dari berbagai perusahaan. Namun, hal ini tidak lantas membuat perusahaan dapat merekrutnya tanpa ada tes. Dengan adanya Online Assessment, maka perusahaan dapat mengadakan tes secara adil, sistematis, dan akurat. Hal ini juga akan menghindari kegagalan dalam proses rekrutmen yang acap kali terjadi.
Kesimpulan
Proses rekrutmen adalah proses yang kompleks dan rumit. Tidak jarang perusahaan membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk mendapatkan kandidat yang sesuai. Hal ini mengakibatkan HRD tidak dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan efisien.
EVA-HR adala sistem rekrutmen yang hadir dengan berbagai fitur untuk memudahkan perusahaan melakukan proses rekrutmen. Selain itu, memilih aplikasi yang cocok bukanlah perkara mudah. Namun, EVA memberikan demo gratis dan simulasi perhitungan biaya yang membuat perusahaan dapat memilih aplikasi dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan. Jika Anda tertarik untuk melakukan demo gratis, Anda dapat mencobanya di sini.
