Pentingnya Sistem Rekrutmen Online untuk Mempermudah Perekrutan Karyawan

Sistem rekrutmen online telah menjadi salah satu alat yang sangat efektif untuk mempermudah proses rekrutmen. Oleh sebab itu, perusahaan dapat menghemat waktu, biaya, dan sumber daya yang mereka perlukan untuk merekrut karyawan baru. Selain itu, software ini juga memungkinkan perusahaan untuk menjangkau kandidat yang lebih luas dan beragam, dari berbagai latar belakang dan lokasi geografis yang berbeda.

Keefektifan sistem rekrutmen online tidak hanya terlihat dari sisi efisiensi proses rekrutmen, tetapi juga dalam memudahkan pengelolaan data kandidat. Dengan software ini, perusahaan dapat dengan mudah mengumpulkan dan mengelola data kandidat dalam satu tempat yang terpusat, sehingga memudahkan proses seleksi dan pengambilan keputusan.

Pengertian Sistem Rekrutmen Online

Sistem rekrutmen online adalah sebuah sistem manajemen rekrutmen yang berbasis cloud untuk mempermudah proses rekrutmen secara digital. Software ini mampu mengotomatisasi proses rekrutmen, mulai dari pendaftaran, pengumpulan dokumen, seleksi kandidat, hingga pengiriman surat tawaran kerja. Oleh karena itu, Anda dapat menghemat waktu dan biaya, serta memudahkan pengelolaan data kandidat.

Perusahaan tidak perlu lagi menghabiskan waktu dan biaya untuk melakukan iklan lowongan pekerjaan di media cetak, melainkan dapat memanfaatkan media online seperti situs job board atau sosial media. Selain itu, sistem rekrutmen online juga dapat melakukan screening awal terhadap kandidat secara otomatis, sehingga dapat menghasilkan kandidat yang lebih berkualitas dan sesuai dengan kriteria perusahaan.

Perbedaan Proses Sistem Rekrutmen Online dan Offline

Perbedaan utama antara proses rekrutmen online dan offline adalah pada cara perekrutan dilakukan dan sumber daya yang digunakan. Dalam sistem rekrutmen online, Anda harus menggunakan internet dan teknologi digital seperti website, media sosial, dan email. Proses rekrutmen online lebih cepat, efisien, dan murah, sehingga dapat menjangkau kandidat dari berbagai daerah tanpa harus melakukan perjalanan. 

Sedangkan dalam rekrutmen offline, Anda harus menggunakan media cetak seperti koran, majalah, brosur, atau pameran karir. Rekrutmen offline dapat menekankan hubungan antara perekrut dan kandidat secara langsung, sehingga dapat mengamati langsung interaksi antara kandidat dengan lingkungannya. Hal ini memungkinkan perekrut untuk mengukur kemampuan interpersonal dan keterampilan komunikasi dari kandidat. 

Seberapa Efektifkah Penggunaan Sistem Rekrutmen Online?

Sistem rekrutmen online merupakan solusi yang semakin populer bagi perusahaan dalam proses perekrutan. Keefektifan software rekrutmen online tergantung pada fitur dan kemampuannya dalam mempermudah proses rekrutmen. Software ini mampu mengumpulkan data dari berbagai sumber dan menyaring kandidat berdasarkan kriteria yang perusahaan tentukan. 

Selain itu, software ini juga menawarkan pengalaman rekrutmen yang lebih terstruktur dan konsisten, sehingga meminimalisir human error dalam proses rekrutmen. Dalam jangka panjang, penggunaan sistem rekrutmen online ini dapat membantu perusahaan dalam membangun database karyawan yang dapat digunakan dalam rekrutmen masa depan. Software rekrutmen online juga mampu mengurangi bias dalam proses rekrutmen. 

Tahapan-tahapan Penting dalam Proses Rekrutmen Online

Proses sistem rekrutmen online terdiri dari beberapa tahapan penting yang harus perusahaan ikuti untuk mendapatkan kandidat terbaik. Tahapan-tahapan ini memainkan peran penting dalam memastikan bahwa perusahaan dapat menemukan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi dan budaya perusahaan mereka. Berikut adalah 3 tahapan penting sistem rekrutmen online yang Anda ikuti:

1. Menciptakan branding perusahaan yang kuat

Branding perusahaan mencakup bagaimana perusahaan Anda dapat masyarakat kenal dalam hal budaya, identitas, dan misi keseluruhan. Selain itu, brand perusahaan merupakan totalitas dari semua hal yang membedakan perusahaan Anda dan memberikan pesan kepada kandidat mengapa mereka harus memilih bekerja di perusahaan Anda daripada perusahaan lain.

2. Menggunakan tes penyaringan 

Penggunaan tes penyaringan dapat memprediksi kinerja berdasarkan keterampilan untuk mengembangkan kualitas kandidat. Dengan adanya sistem rekrutmen online, tes ini tidak hanya memberikan peringkat otomatis pada kandidat berdasarkan skor tes mereka, tetapi juga memiliki algoritma unik yang membantu mengevaluasi validitas dan reliabilitas tes untuk memastikan hasilnya akurat.

3. Membuat proses rekrutmen yang baik

Dalam upaya untuk mengenal kandidat, Anda harus membuat proses rekrutmen yang lebih baik. Selain itu, Anda bisa memberikan perhatian pada kandidat karena biasanya kandidat memilih tawaran dari perusahaan yang membuat mereka merasa nyaman atau dekat selama proses rekrutmen. Anda dapat menambahkan pertanyaan teks atau video yang spesifik pada penilaian pra-kerja untuk memahami kepribadian kandidat.

Kelebihan dan Kekurangan dari Sistem Rekrutmen Online

Software rekrutmen online meningkat karena dampak pandemi global yang melanda seluruh dunia. Banyak perusahaan yang memilih untuk melanjutkan proses rekrutmen secara online karena lebih menguntungkan. Meskipun begitu, proses rekrutmen online juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu menjadi pertimbangan sebelum Anda mengadopsinya.

Kelebihan 

Penggunaan proses rekrutmen berbasis internet membuat perusahaan memiliki lebih banyak waktu dan energi untuk melakukan tugas lain yang tak kalah penting. Ada beberapa kelebihan yang bisa diperoleh dengan menggunakan sistem ini:

1. Menghemat biaya dan waktu

Sistem rekrutmen online ini dapat menghemat biaya yang perusahaan keluarkan dalam proses rekrutmen. Selain itu, sistem ini juga dapat menghemat waktu yang Anda perlukan dalam mencari memilih kandidat yang tepat. Proses administrasi dan pengelolaan dokumen kandidat menjadi lebih efisien sehingga dapat menghemat biaya dan waktu dalam hal pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen.

2. Meningkatkan fleksibilitas

Anda memiliki kebebasan untuk mengelola iklan lowongan kerja secara fleksibel melalui platform online. Jika ada informasi yang perlu Anda ubah, Anda dapat mengubahnya dengan cepat. Selain itu, setelah posisi tersebut terisi, Anda juga dapat menghapus iklannya agar tidak ada lagi kandidat yang melamar.

3. Menjangkau lebih banyak kandidat

Dengan menggunakan software sistem rekrutmen online, Anda dapat menjangkau kandidat dari seluruh daerah, sehingga dapat memperluas potensi dalam menemukan kandidat yang berbakat dan berkualitas. Oleh karena itu, kandidat yang berada di lokasi terpencil atau bahkan luar negeri dapat Anda jangkau dengan lebih cepat dan mudah untuk mengikuti rekrutmen secara online.

4. Mudah digunakan

Proses sistem rekrutmen online dianggap sebagai metode yang mudah, cepat, dan praktis. Kandidat dapat dengan mudah melamar pekerjaan melalui portal pencari kerja atau situs web yang perusahaan rancang dengan user interface yang ramah dan memiliki langkah-langkah yang jelas dan terstruktur dalam melamar pekerjaan.

Kekurangan 

1. Terkesan informal

Beberapa posisi pekerjaan di perusahaan yang mempunyai budaya profesional yang kuat cenderung menghindari penggunaan sistem rekrutmen online. Hal ini terjadi karena lowongan pekerjaan online terkadang memberikan kesan yang kurang formal. Oleh karena itu, posisi eksekutif umumnya tidak menggunakan sistem ini untuk mencari kandidat yang cocok.

2. Meningkatnya persaingan yang tinggi

Semua perusahaan bersaing untuk merekrut kandidat secara online. Oleh karena itu, iklan lowongan kerja Anda mungkin akan tenggelam di antara iklan perusahaan lain dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan kandidat yang tepat. Akhirnya, Anda harus menambah biaya agar iklan perusahaan Anda bisa sering muncul dan dapat menjangkau lebih banyak kandidat potensial.

3. Menimbulkan miskomunikasi

Pada saat perusahaan menggunakan software sistem rekrutmen online, berkomunikasi dalam rekrutmen online sebagian besar berlangsung melalui media tulisan, yang bisa menyebabkan kesalahpahaman atau asumsi tertentu bagi kandidat, sehingga mengakibatkan terjadinya miskomunikasi. Oleh karena itu, Anda harus berhati-hati dalam memberikan respon terhadap kandidat, serta membuka ruang komunikasi yang jelas.

Baca juga: Manfaat Penerapan Online Recruitment Software terhadap Perusahaan

Tips Proses Sistem Rekrutmen Online agar Efektif

Setelah memahami keuntungan dan kerugian dari penerapan sistem rekrutmen online, Anda juga memerlukan strategi atau tips yang efektif agar proses tersebut berjalan lancar. Berikut adalah lima tips yang dapat Anda gunakan sebagai pertimbangan dalam mengimplementasikan rekrutmen online:

1. Memperbaiki profil perusahaan

Jika ingin melakukan proses sistem rekrutmen online dengan efektif, Anda harus melakukan pembaruan pada website perusahaan. Hal ini karena kandidat seringkali mengecek informasi tentang perusahaan dari website resminya. Oleh karena itu, Anda dapat memperbarui informasi pada website dan menambahkan konten yang menarik bagi kandidat, seperti testimoni dari karyawan yang sudah bekerja di perusahaan tersebut.

2. Memilih portal kerja yang terpercaya

Terdapat lebih dari sepuluh portal kerja di Indonesia yang dapat memberikan informasi tentang kandidat. Sebagai alternatif, Anda dapat menempatkan iklan lowongan kerja di semua situs pencari kandidat di Indonesia. Namun, lebih baik memilih portal kerja yang terpercaya dan kredibel. Anda juga dapat mempertimbangkan portal kerja yang fokus pada industri tertentu.

3. Memperhatikan isi iklan lowongan kerja 

Untuk membuat iklan lowongan kerja yang berhasil, kreativitas menjadi faktor kunci. Kreativitas di sini berarti kemampuan untuk merangkai kata-kata yang singkat namun mudah dipahami oleh kandidat, serta dapat menarik minat mereka untuk mengetahui lebih lanjut tentang perusahaan Anda.

4. Mempersiapkan proses interview

Anda dapat menggunakan aplikasi seperti Google Calendar yang dapat membantu mengatur jadwal secara online dengan efektif. Selain itu, pastikan semua alat pendukung seperti earphone/speaker, jaringan internet, dan lain-lain berfungsi dengan baik. Selama interview, tim HR harus mempelajari teknik-teknik wawancara online sebelumnya karena banyak faktor yang sulit untuk HR nilai secara online.

5. Onboarding secara online

Karyawan baru memerlukan proses onboarding untuk membantu mereka beradaptasi dengan tugas baru mereka. Biasanya, proses ini terdiri dari orientasi dan pembelajaran, yang biasanya dilakukan secara langsung atau tatap muka. Anda dapat mempersiapkan buku panduan digital yang berisi informasi tentang profil perusahaan. Selain itu, perkenalan karyawan baru kepada divisi terkait juga dapat dilakukan secara online dalam bentuk video rekaman.

Kesimpulan

Pada saat ini, banyak perusahaan yang beralih ke software sistem rekrutmen online dengan menggunakan software seperti software EVA. Alasan utama perusahaan menggunakan sistem ini adalah untuk mempermudah proses rekrutmen, sehingga dapat menghemat waktu dan biaya. Sistem EVA dapat melakukan seleksi awal secara otomatis, sehingga hanya kandidat yang memenuhi kriteria yang akan diundang untuk interview. 

Selain itu, sistem EVA juga memudahkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan data kandidat secara efisien dan terstruktur, sehingga memudahkan dalam pencarian kandidat yang cocok untuk posisi yang dibutuhkan. Anda dapat memanfaatkan portal pencari kerja yang memiliki jangkauan luas untuk mencari kandidat yang sesuai dengan kriteria dan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, segera daftar dan dapatkan demo gratis!